Digitaler Durchbruch fürs Handwerk: Outsourcing macht’s möglich

„Digitalisierung“ ist eines der meistgehörten Schlagworte in der Baubranche – und doch bleiben Fragen wie „Wie starte ich? Was kostet das? Lohnt sich der Aufwand?“ oft unbeantwortet. Dieser Beitrag zeigt, warum sich besonders die kaufmännische Verwaltung für den Einstieg in die Digitalisierung eignet – und wie Outsourcing Betriebe schnell voranbringt, ohne sie zu überfordern.

Inhaltsverzeichnis

Warum kaufmännische Prozesse zuerst digitalisieren?

Outsourcing: Digitalisierung ohne eigenes IT-Großprojekt

Technische Umsetzung: So wird die Verwaltung digital

Fazit

Tipp

Warum kaufmännische Prozesse zuerst digitalisieren?

Im Handwerk liegen große Effizienzpotenziale in der Verwaltung: Buchhaltung, Lohnabrechnung, Controlling oder Dokumentenmanagement sind oft historisch gewachsen und nicht mehr zeitgemäß.
Digitalisierte Abläufe bringen hier schnelle Verbesserungen – von automatisierten Rechnungsprozessen bis zu transparenten Controlling-Dashboards.

Doch vielen Betrieben fehlt es an Know-how, Zeit und Fachpersonal, um diesen Wandel eigenständig umzusetzen. Genau hier setzt Outsourcing an.

Outsourcing: Digitalisierung ohne eigenes IT-Großprojekt

Statt selbst Systeme aufzubauen, können Handwerksbetriebe ihre Verwaltungsprozesse an einen spezialisierten Partner auslagern. Dieser bringt digitale Strukturen und Fachwissen gleich mit.

Vorteile auf einen Blick:

1. Lösung bei Personalengpässen

• Ausfälle durch Krankheit, Ruhestand oder Elternzeit werden aufgefangen.
• Keine langwierige Suche nach Buchhaltungsfachkräften.
  
  

2. Mehr Zeit fürs Kerngeschäft

• Fach- und branchenkundige Experten übernehmen das Rechnungswesen.
• Unternehmer und Führungskräfte können sich stärker auf Projekte und Baustellen konzentrieren.
  
  

• Transparent erkennen: Welche Baustellen erwirtschaften Gewinn?
• Prüfen, ob Kalkulationsgrundlagen und Zuschlagssätze noch tragfähig sind.
• Liquide bleiben: aktuelle Geschäftsentwicklung klar für Banken oder Investoren darstellen.
  
  

4. Reibungslose Organisation

• Digitaler Belegfluss von Papierrechnungen bis zur E-Rechnung inkl. Archivierung nach GoBD.
• Persönlicher Ansprechpartner und vorbereitete Jahresabschlussunterlagen für den Steuerberater.
  
  

5. Liquidität und Finanzierung sichern

• Automatisierter Zahlungsverkehr, Mahnwesen und Skontoausnutzung.
• Flexible Vergütung, angepasst an den Geschäftsverlauf.
• Business-Intelligence-Dashboards für tagesaktuelle Finanz- und Baustellenzahlen.
  
  
  

Technische Umsetzung: So wird die Verwaltung digital

• Digitales Belegwesen für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Elektronische Rechnungsprüfung mit Workflows
• Revisionssicheres Archiv nach GoBD
• Mobile Zugriffe via Tablet oder Smartphone
• Forderungsverfolgung in Echtzeit im Business-Intelligence-Dashboard

Fazit

Outsourcing bietet Handwerksbetrieben einen unkomplizierten Weg in die digitale Verwaltung. Es spart Zeit, reduziert Personalrisiken und sorgt für klare, aktuelle Zahlen – ohne dass Betriebe selbst in teure IT-Projekte investieren müssen. Und sollte der Betrieb später die Buchhaltung wieder selbst übernehmen wollen, sind die Prozesse bereits digitalisiert und können ohne großen Aufwand zurückgeführt werden. Meist bleibt es jedoch beim Outsourcing – weil es einfach funktioniert.

Tipp:

Vertiefen Sie Ihr Wissen und entdecken Sie praxisnahe Lösungen, die Ihren Baubetrieb weiterbringen. In den folgenden Empfehlungen finden Sie nützliche Inhalte und Materialien für Ihren Erfolg.

Quellen
Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH): Digitalisierung im Handwerk 2024/2025