Digitalisierung in der Lohnabrechnung: Vorteile für Steuerkanzleien

Die Digitalisierung hat die Lohnabrechnung in den letzten Jahren grundlegend verändert – und der Wandel ist längst nicht abgeschlossen. Digitale Lösungen eröffnen Steuerkanzleien völlig neue Möglichkeiten: effizientere Betreuung von Mandanten, automatisierte Arbeitsprozesse und höchste Transparenz, Sicherheit sowie Compliance.

Gerade im Bauhaupt- und Baunebengewerbe dominieren nach wie vor viele manuelle Tätigkeiten die Lohnabrechnung. Dabei stehen längst digitale Werkzeuge bereit, die spürbare Entlastung bringen: von der elektronischen Zeiterfassung über strukturierte Datenübermittlung bis hin zu Self-Service-Portalen, digitalen Archiven und KI-gestützten Assistenten.

Mehr zu diesen Tools erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Inhaltsverzeichnis

Digitale Zeiterfassung direkt von der Baustelle

Übermittlung von Stamm- und Bewegungsdaten: Strukturierte Zusammenarbeit

Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Komfort und Zeitersparnis

Digitales Archiv: Revisionssichere Langzeitarchivierung

KI-gestützter Lohnassistent: Unterstützung rund um die Uhr

Fazit: Mehr Effizienz. Weniger Aufwand. Bessere Betreuung

Tipp

Digitale Zeiterfassung direkt von der Baustelle

Mit einer digitalen Lösung erfüllen Mandanten ihre Pflicht zur Arbeitszeiterfassung direkt vor Ort – mobil, intuitiv und rechtssicher. Die erfassten Stunden fließen strukturiert in die Lohnabrechnung ein. Für Kanzleien bedeutet das: weniger Rückfragen, weniger Erfassungsfehler und eine deutlich effizientere Bearbeitung von Arbeitszeiten und Fehlzeiten.

Übermittlung von Stamm- und Bewegungsdaten: Strukturierte Zusammenarbeit

Ein digitales Serviceportal fungiert als zentrale Schnittstelle zwischen Kanzlei, Mandant und Dienstleister. Prozesse wie Ein- und Austritte, Krankmeldungen oder Sofortmeldungen werden standardisiert erfasst und direkt in die Lohnsoftware übernommen. Begleitdokumente wie Verträge oder AU-Bescheinigungen werden automatisch revisionssicher archiviert – jederzeit abrufbar.

Self-Service-Portal für Mitarbeitende: Komfort und Zeitersparnis

Über ein Mitarbeiterportal haben Mitarbeitende der Mandanten eigenständig Zugriff auf ihre Lohnunterlagen – von Abrechnungen über Lohnsteuerbescheinigungen bis hin zu Urlaubsnachweisen. Rückfragen und manuelles Versenden entfallen, da alle Dokumente digital bereitgestellt werden. Auch persönliche Mitteilungen lassen sich schnell und diskret übermitteln.

So profitieren alle Seiten gleichermaßen: Kanzlei, Mandanten und deren Mitarbeitende.

Digitales Archiv: Revisionssichere Langzeitarchivierung

Ein Online-Archiv ermöglicht die DSGVO-konforme Aufbewahrung lohnrelevanter Dokumente für mindestens zehn Jahre. Die integrierte digitale Personalakte ersetzt die Papierablage vollständig. Steuerberater:innen behalten jederzeit den Überblick und greifen bei Bedarf schnell auf Unterlagen oder Auswertungen zu – ein klarer Effizienzgewinn für jede Kanzlei.

KI-gestützter Lohnassistent: Unterstützung rund um die Uhr

Ein besonders innovativer Baustein ist der KI-gestützte Lohnassistent. Er beantwortet häufige Fragen zur Lohnabrechnung auf Basis einer umfangreichen Wissensdatenbank – rund um die Uhr, auch an Wochenenden und Feiertagen. So wird das Kanzleiteam entlastet und gleichzeitig der Service für Mandanten verbessert.

Zukünftig übernehmen diese Assistenten noch mehr Aufgaben und können perspektivisch große Teile der Lohnabrechnung eigenständig abwickeln – während Sie als Kanzlei die Prozesse steuern, überwachen und gezielt eingreifen.

Fazit: Mehr Effizienz. Weniger Aufwand. Bessere Betreuung

Die Digitalisierung der Lohnabrechnung ist weit mehr als ein technischer Fortschritt. Sie bietet Steuerkanzleien eine echte Chance, Prozesse zu modernisieren, Mandanten effizienter zu betreuen und sich klar vom Wettbewerb abzuheben. Besonders im Baugewerbe bringt die digitale Transformation konkrete Vorteile: weniger Aufwand, mehr Sicherheit und eine spürbare Entlastung für alle Beteiligten.

Tipp:

Vertiefen Sie Ihr Wissen und entdecken Sie praxisnahe Lösungen, die Ihren Baubetrieb weiterbringen. In den folgenden Empfehlungen finden Sie nützliche Inhalte und Materialien für Ihren Erfolg.