E-Rechnung im Baugewerbe: Was Betriebe jetzt wissen müssen

Die E-Rechnung ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern Teil der laufenden Digitalisierung im Baugewerbe. Seit Ende 2018 sind Bundesministerien und Verfassungsorgane verpflichtet, elektronische Rechnungen anzunehmen, seit 2019 gilt dies auch für andere Bundesbehörden. Für Bauunternehmen und Handwerksbetriebe ist es daher höchste Zeit, sich auf den elektronischen Rechnungsaustausch vorzubereiten und die rechtlichen Anforderungen zu kennen.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine E-Rechnung?

Warum die E-Rechnung wichtig ist

Vorteile der E-Rechnung für Bauunternehmen

Rechtliche Anforderungen an die E-Rechnung

Einführung der E-Rechnung im Betrieb

Fazit

Tipp

Was ist eine E-Rechnung?

Nach § 14 Umsatzsteuergesetz ist eine Rechnung jedes Dokument, das über eine Lieferung oder Leistung abrechnet – unabhängig von der Bezeichnung.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.

Sie kann beispielsweise übermittelt werden als:

• E-Mail (mit PDF-Anhang oder strukturierten Daten)
• DE-Mail oder E-POSTBRIEF
• Faxserver
• Online-Portale

Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse bedeutet jedoch nicht nur einen Formatwechsel, sondern auch neue rechtliche Anforderungen.

Warum die E-Rechnung wichtig ist

Die Bundesregierung hat die E-Rechnungspflicht zunächst für Bundesbehörden eingeführt. Gleichzeitig verpflichtet sich die Bundesverwaltung, Rechnungen künftig ebenfalls elektronisch zu stellen, wenn der Bestellung ein digitaler Prozess vorausging.

Dies ist ein deutliches Signal: Elektronische Rechnungsprozesse werden langfristig Standard – auch für private Unternehmen.

Vorteile der E-Rechnung für Bauunternehmen

• Kostensenkung: Einsparungen bei Druck, Papier, Porto und Arbeitszeit.
• Schnellere Zustellung: Rechnungen erreichen den Empfänger sofort.
• Effizientere Verwaltung: Digitale Prüf- und Freigabeprozesse, auch mobil auf der Baustelle.
• Automatisierte Abläufe: Weniger manuelle Routinetätigkeiten wie Kopieren und Archivieren.
• Nachhaltigkeit: Beitrag zu Green-IT durch papierlose Prozesse.
• Zeitgemäße Außenwirkung: Digitalisierung stärkt das Image gegenüber Geschäftspartnern.
  
  

Rechtliche Anforderungen an die E-Rechnung

Damit eine E-Rechnung rechtskonform ist, müssen bestimmte Kriterien erfüllt werden:

• Authentizität – eindeutige Identifizierung des Rechnungsstellers.
• Integrität – Unveränderbarkeit des Inhalts.
• Lesbarkeit und Revisionssicherheit – Dokumente müssen auch nach Jahren noch lesbar sein.
• Einhaltung der GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung elektronischer Unterlagen sowie zum Datenzugriff.

Betriebe sollten prüfen, ob ihre Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagement-Software diese Anforderungen erfüllt und Prozesse revisionssicher abbilden kann.

Einführung der E-Rechnung im Betrieb

1. Rechtliche Vorgaben klären
Prüfen, ob bestehende Prozesse GoBD-konform sind.

2. Software und IT-Systeme anpassen
Dokumentenmanagement und digitale Archivierung sicherstellen.

3. Mitarbeitende informieren
Schulungen und klare Abläufe für den elektronischen Rechnungsempfang und -versand schaffen.

4. Schrittweise starten
Kleine Pilotprojekte (z. B. einzelne Lieferanten) erleichtern den Umstieg.

Fazit

Die E-Rechnung ist mehr als ein technischer Trend – sie wird Schritt für Schritt zur Pflicht. Wer frühzeitig umstellt, profitiert von effizienteren Prozessen, Kostenersparnis und Rechtssicherheit. Bauunternehmen sollten daher zeitnah prüfen, ob ihre Software und Abläufe die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und die Umstellung aktiv angehen.

Tipp:

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Quellen

§ 14 Umsatzsteuergesetz (UStG) – Bundesministerium der Justiz
GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung elektronischer Bücher (BMF)
Bundesministerium des Innern – E-Rechnung in der Bundesverwaltung