Der Jahreswechsel bringt für Personalabteilungen und Lohnbuchhaltungen jedes Jahr zusätzlichen Aufwand mit sich. Besonders in der Lohnabrechnung gibt es feste Fristen und Aufgaben, die unbedingt eingehalten werden müssen, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und reibungslose Prozesse sicherzustellen. In diesem Beitrag erhalten Sie einen klaren Überblick über alle wichtigen Aufgaben und Stichtage – vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungsmeldungen bis hin zu Unfallversicherung und betrieblicher Altersvorsorge.
Inhaltsverzeichnis
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Jahresmeldung an die Sozialversicherung
Unfallversicherung: UV-Jahresmeldung und Lohnnachweis
Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel
Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die am 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser erfolgt in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung.
⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres
Gemäß § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO müssen Arbeitgeber eine Lohnsteuerbescheinigung erstellen. Sie enthält alle relevanten Beschäftigungsdaten, Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen (z. B. Kurzarbeitergeld) und den steuerpflichtigen Bruttolohn.
Mit der Abrechnung Dezember wird diese Bescheinigung gedruckt, archiviert und dem Arbeitnehmer ausgehändigt.
⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres
Nach § 10 Abs. 1 DEÜV sind Jahresmeldungen für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung erforderlich. BRZ erstellt diese Meldungen automatisch mit dem Monatsabschluss / DEÜV-Hauptmeldelauf Januar 2024.
Eine Kopie wird üblicherweise den Mitarbeitern ausgehändigt.
⇒ Frist: bis zum 15. Februar des Folgejahres
Für die Unfallversicherung sind zwei Meldungen notwendig:
UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV)
Diese Meldung mit dem Grund 92 wird mit dem Monatsabschluss Dezember 2023 automatisch erzeugt und versendet.
Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII)
Nach dem Monatsabschluss 12/2023 wird der UV-Lohnnachweis archiviert. Vor Freigabe sollten alle Gefahrtarifstellen, Arbeitsstunden und Entgelte überprüft werden, bevor der Lohnnachweis an die zuständige Berufsgenossenschaft gesendet wird.
⇒ Meldefrist: bis zum 16. Februar des Folgejahres
Der Jahreswechsel ist für Personal- und Lohnabteilungen eine entscheidende Phase, in der keine Fristen versäumt werden dürfen. Vom Lohnsteuerjahresausgleich über Sozialversicherungs- und Unfallversicherungsmeldungen bis hin zur betrieblichen Altersvorsorge – eine sorgfältige Planung spart Zeit, reduziert Fehler und stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.
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