Die digitale Archivierung ist kein Zukunftsthema mehr, sondern Pflicht für Unternehmen – auch im Baugewerbe. Mit den GoBD (seit 2020 neu gefasst) und den jüngsten Änderungen am 14. Juli 2025 müssen Bauunternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Systeme, Workflows und Archivlösungen rechtskonform sind.
Inhaltsverzeichnis
Digital und rechtssicher archivieren: GoBD-Update 2025
Neue Anforderungen seit Juli 2025
Auslandsspeicherung & Serverstandort EU/Drittstaaten
Umsetzung in der Praxis: Worauf Bauunternehmen achten sollten
FAQs zur digitalen Archivierung und GoBD
Die digitale Archivierung ist längst nicht mehr nur eine Option, sondern eine gesetzliche Pflicht – auch für Bauunternehmen. Mit den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, wurde der rechtliche Rahmen bereits vor Jahren geschaffen. Seit dem 1. Januar 2020 liegt eine überarbeitete Neufassung vor, die alle älteren Regelungen wie GDPdU oder GoBS ersetzt. Im Juli 2025 folgte nun ein weiteres Update durch das Bundesfinanzministerium, das vor allem mit Blick auf die verpflichtende E-Rechnung neue Anforderungen bringt. Für Bauunternehmen bedeutet das: IT-Systeme, Workflows und Archivlösungen müssen nicht nur effizient, sondern auch rechtskonform organisiert sein.
Die GoBD gelten für jedes Unternehmen in Deutschland – unabhängig von Größe oder Branche. Sie legen fest, wie elektronische Unterlagen und Belege aufzubewahren sind. Das betrifft digitale Buchführungen, gescannte Dokumente, E-Mails mit steuerrelevanten Inhalten oder elektronische Rechnungen. Entscheidend ist, dass alle Informationen vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar und maschinell auswertbar archiviert werden. Zudem fordert die Finanzverwaltung eine sogenannte Verfahrensdokumentation. Darin muss beschrieben werden, wie im Unternehmen mit Belegen, Dokumenten und Daten umgegangen wird, vom Eingang über die Verarbeitung bis hin zur Aufbewahrung.
Mit dem BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 wurden die GoBD an die aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen angepasst. Besonders die Einführung der verpflichtenden E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 machte Änderungen erforderlich. Künftig rückt die Nutzung strukturierter Datenformate wie XML oder ZUGFeRD stärker in den Mittelpunkt. Auch die Anforderungen an die maschinelle Auswertbarkeit wurden konkretisiert. Für Bauunternehmen bedeutet das: E-Rechnungen müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit elektronisch geprüft und automatisiert verarbeitet werden können. Darüber hinaus wurden Doppelpflichten bei bestimmten Dokumentenarten reduziert, sodass die Archivierung in einigen Bereichen einfacher geworden ist.
Ein weiterer wichtiger Punkt betrifft den Speicherort der Daten. Nach § 146 Abs. 2a Abgabenordnung dürfen elektronische Aufzeichnungen innerhalb der Europäischen Union gespeichert werden, sofern ein uneingeschränkter Datenzugriff aus Deutschland gewährleistet ist. Für Drittstaaten gilt dies nicht: Wer Server in Ländern außerhalb der EU nutzen möchte, benötigt dafür eine ausdrückliche Genehmigung der Finanzbehörden. Unternehmen, die Cloud-Anbieter außerhalb Europas einsetzen, sollten daher genau prüfen, ob die Speicherung rechtlich zulässig ist und ob entsprechende Vereinbarungen vorliegen.
Die Folgen einer nicht GoBD-konformen Archivierung können gravierend sein. Zum einen drohen steuerliche Risiken wie Schätzungen durch die Finanzverwaltung oder die Aberkennung von Vorsteuerabzügen. Zum anderen besteht die Gefahr, dass Daten im Rahmen einer Betriebsprüfung nicht anerkannt werden. Besonders problematisch ist der Verlust der Revisionssicherheit. Werden Unterlagen nicht unveränderbar, vollständig oder nachvollziehbar aufbewahrt, kann dies erhebliche finanzielle und rechtliche Konsequenzen haben.
Für Bauunternehmen bedeutet das in der Praxis, dass ein Dokumentenmanagement- oder Archivsystem ausgewählt werden muss, das die Anforderungen der GoBD zuverlässig erfüllt. Wichtig ist, dass eine unveränderliche Speicherung möglich ist, dass alle Prozesse dokumentiert werden und dass die Software auch moderne Anforderungen wie Cloud-Anbindung oder EU-konforme Serverlösungen berücksichtigt. Gleichzeitig sollten Verträge mit IT-Dienstleistern regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Vorgaben erfüllt bleiben. Ebenso entscheidend ist die Schulung der Mitarbeitenden. Nur wenn alle Beteiligten die Abläufe kennen und die Aufbewahrungspflichten verstehen, können Fehler vermieden werden.
Die digitale Archivierung ist für Bauunternehmen längst zur Pflichtaufgabe geworden. Mit den Änderungen der GoBD im Juli 2025 sind insbesondere E-Rechnungen, Datenformate und Archivierungsprozesse in den Fokus gerückt. Wer sich nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert steuerliche Nachteile und rechtliche Probleme. Deshalb sollten Unternehmen jetzt ihre Systeme prüfen, ihre Verfahrensdokumentation anpassen und auf verlässliche Partner setzen, die GoBD-konforme Lösungen anbieten.
Alle steuerlich relevanten Unterlagen, darunter Rechnungen (auch E-Rechnungen), Buchführungsdaten, Verträge, E-Mails mit steuerlicher Relevanz sowie gescannte Papierbelege.
Grundsätzlich gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach § 147 AO. Je nach Art der Unterlagen können längere Fristen erforderlich sein, z. B. bei anhängigen Steuerverfahren.
Nein, grundsätzlich nicht. Der Speicherort muss innerhalb der EU liegen. Eine Ausnahme ist nur mit Genehmigung der Finanzbehörden möglich (§ 146 Abs. 2a AO).
Ja, jede Firma benötigt eine Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt detailliert, wie Belege verarbeitet, archiviert und aufbewahrt werden. Ohne sie drohen Beanstandungen bei einer Betriebsprüfung.
Ja, sofern der Anbieter die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, Server innerhalb der EU nutzt und Daten unveränderbar sowie revisionssicher speichert.
Das BMF-Schreiben von Juli 2025 legt einen stärkeren Fokus auf die E-Rechnungspflicht, die Nutzung strukturierter Datenformate und die elektronische Auswertbarkeit von Daten. Außerdem wurden manche Doppelarchivierungen abgeschafft.
Vertiefen Sie Ihr Wissen und entdecken Sie praxisnahe Lösungen, die Ihren Baubetrieb weiterbringen. In den folgenden Empfehlungen finden Sie nützliche Inhalte und Materialien für Ihren Erfolg.
Quellen
Bundesfinanzministerium (BMF): GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
Bundesministerium der Justiz, Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO): Gesetze im Internet
Bitkom e.V.: Leitfaden Digitale Archivierung und GoBD