Durch Bescheinigungsmanagement Risiken im Baubetrieb minimieren

Was sind Bescheinigungen und wofür sind diese wichtig?

Bescheinigungen sind Nachweise, in denen der Bescheinigungsgeber bestätigt, dass bestimmte Vorgaben bzw. Standards regelmäßig erfüllt werden. Üblicherweise sind Bescheinigungen nicht verpflichtend, aber auch nicht verzichtbar, um z. B. existenzielle Risiken vom Unternehmen abzuwenden.

Auch bei Bescheinigungen geht der Trend zunehmend weg vom Papier oder PDF zu reinen Datenströmen, die ggf. direkt beim Bescheinigungsaussteller abgefragt bzw. dort auch online überprüft werden können.

Welche Bescheinigungen sind im Baubetrieb üblich?

Bescheinigung Baubetrieb Grundsätzlich können Bescheinigungen im Baubetrieb sowohl in der Rolle als Auftraggeber als auch Auftragnehmer relevant sein, um Haftungs-, Qualitäts- und Ausfallrisiken zu minimieren und gesetzgeberische sowie vertragliche Regularien zu erfüllen. Neben Bauauftragungen bzw. Vergaben an Nachunternehmer können Bescheinigungen auch als Voraussetzung für Lieferantenbeziehungen sowie als Auftragnehmer im Rahmen vertraglicher Verpflichtungen oder unternehmensinterner Richtlinien erforderlich sein.

Folgende Bescheinigungen kommen im Baubetrieb häufig vor:

Freistellungsbescheinigung bei bauabzugssteuerpflichtigen Vertragsverhältnissen
SOKA-BAU-Bescheinigung über die ordentliche Teilnahme am Sozialkassenverfahren
Unbedenklichkeitsbescheinigung der Berufsgenossenschaft
Unbedenklichkeitsbescheinigung der Sozialversicherung
Zertifizierung für eine Präqualifizierung
Qualitätsmanagement (ISO 9001)
Umweltmanagement (ISO 14001)
Liquiditätsauskunft mit Mindsetscoring

Je nach Unternehmens- bzw. Vertragskonstellation und Gewerk können zudem weitere Bescheinigungen und Nachweise erforderlich sein, z. B. im Bereich Entsorgung/Recycling.

Welche Konsequenzen können sich ergeben, wenn Bescheinigungen nicht vorliegen bzw. die Gültigkeit nicht regelmäßig überprüft wird?

Zum einen kann das Vertragsverhältnis mit dem Geschäftspartner gefährdet sein. Ein Grund hierfür ist, dass bei Managementsystemen im Regelfall auch die Nachunternehmer einbezogen werden müssen, die ihrerseits entsprechende Nachweise zur Einhaltung der Normen vorlegen müssen. Sind bestimmte Bescheinigungen oder Nachweise vertraglich vereinbart, so können vertragliche Strafen bis zum schlimmsten Fall der Vertragsrücktritt bzw. die außerordentliche Kündigung drohen.

Steuerrechtliche Konsequenzen können sich ergeben, wenn z. B. keine gültige Freistellungsbescheinigung für die Bauabzugssteuer vorgelegen hat und gleichzeitig diese, trotz gesetzlichen Erfordernisses, nicht abgeführt wurde.

Besonders schwer wiegen auch die Haftungsrisiken für nicht abgeführte Beiträge der Sozialversicherung, der Sozialkassen oder Berufsgenossenschaft, denn hier haftet der Auftraggeber oftmals gesetzlich für den Auftragnehmer (Nachunternehmer) mit. Insbesondere können solche Haftungsrisiken erst Jahre später im Rahmen von Prüfungen auftreten, wenn das Bauvorhaben schon längst abgeschlossen und auf den Auftragnehmer keinerlei Rückgriff mehr möglich ist.

Zudem können weitere Konsequenzen aus dem Strafrecht drohen, da ohne Bescheinigungen eine entsprechende Entlastung z. B. bei vermuteten Betrugsfällen im Bereich öffentlicher Abgaben deutlich schwieriger ist.

Ergänzend sei darauf hingewiesen, dass es neben den Bescheinigungen weitere Prüfungen zur Vermeidung von Risiken erforderlich sind, wie bspw. die korrekte Anschrift des, insbesondere ausländischen Vertragspartners in Verbindung mit der Umsatzsteueridentifikationsnummer.

Wie können Bescheinigungen optimal verwaltet werden?

Auch ist es möglich, den Prozess der Überwachung und ggf. Einforderung von Erst- und Folgebescheinigungen zu automatisieren. Zudem können so die erforderlichen Geschäftsprozesse in der Software um eine automatisierte Gültigkeitsprüfung von Bescheinigungen erweitert werden.

Dabei ist wichtig zu wissen, dass einige Bescheinigungen auch zurückgenommen bzw. widerrufen werden können, sodass eine Online-Prüfung beim Bescheinigungsaussteller, wo immer möglich, auch genutzt werden sollte.

Folgende Schritte können helfen, um den Verwaltungsaufwand gering zu halten und gleichzeitig einen hohen Sicherheitsstandard zu gewährleisten:

Möglichkeit der Hinterlegung in der Software, für welche Geschäftspartner und/oder Aufträge, welche Bescheinigungen grundsätzlich erforderlich sind
Prüfung der vorliegenden Bescheinigungen vor Eingehung eines Vertragsverhältnisses (d. h. vor der Ausführung einer Bestellung, Vergabe, Auftragsannahme)
Gültigkeitsprüfung der vorliegenden Bescheinigungen, soweit möglich auch online, vor jedem Zahlungsverkehr
Automatisierter Prozess für den Ablauf von Bescheinigungen zur rechtzeitigen Anforderung von Folgebescheinigungen

Fazit

Im Ergebnis kommt kein Bauunternehmen um Bescheinigungen herum, denn viele Auftraggeber vergeben Bauaufträge nur an Firmen, die entsprechende Bescheinigungen vorlegen können.

Das Hauptaugenmerk liegt jedoch auf der regelmäßigen Überwachung der Gültigkeit der erforderlichen Bescheinigungen. Hierfür empfiehlt sich ein automatisierter Prozess über die Bausoftware, um den Verwaltungsaufwand so gering wie möglich zu halten.

Tipp: Weitere Informationen zum Bescheinigungsmanagement und dem Leistungsumfang von BRZ 365 Finance erhalten Sie im persönlichen Beratungsgespräch. Jetzt Termin vereinbaren.

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