Effizientes Arbeiten in Teams

Mit MS Teams und dem Modern Workplace die Zusammenarbeit optimieren und Kommunikationschaos im Bauprojekt vermeiden

Mit der Komplettlösung Microsoft 365 für modernes Arbeiten aus der Cloud, lässt sich die Produktivität und Mobilität der einzelnen Mitarbeiter steigern und gleichzeitig die Zusammenarbeit vereinfachen. Gerade für Bauunternehmen mit ihrem Projektcharakter und der dezentralen Leistungserbringung könnte der Einsatz einen Quantensprung in der Projektbearbeitung bedeuten.

Bei jedem Bau­pro­­jekt gilt es aufs Neue eine wahre Flut von In­for­ma­tio­nen zu be­wäl­ti­gen. Pläne, Be­rech­nungen, Termin­vor­gaben, Pro­to­kolle – die An­zahl der Do­ku­mente und unter­schied­lichen Auf­gaben ist oft un­überschau­bar. Sie steigt mit der Zahl der Projekt­be­tei­lig­ten und über die gesamte Dauer des Pro­jektes kon­ti­nu­ier­lich an: mit jeder neuen Über­ar­bei­tung, mit jeder Änder­ung in der Pla­nung, mit jeder Besprechung. Hier den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass alle Beteiligten immer auf dem neuesten Stand sind, ist eine der größten Herausforderungen bei der Projektabwicklung.

Ineffiziente Kommunikation

Oft sieht die Realität so aus: Dutzende E-Mails mit Plänen, Berechnungen, Terminvorgaben oder Protokollen werden hin und her versendet, beantwortet oder weitergeleitet. Nicht selten wird jemand im Verteiler vergessen und so von den Absprachen ausgeschlossen. Bei der Vielzahl an E-Mails, die dabei in den dezentralen Postfächern landen, geht schnell der Überblick verloren.

Unstrukturierte Projektablage

Auch die Ablage der Projektdaten erfolgt häufig unstrukturiert. Dokumente werden mehrfach und mit unterschiedlichen Dateiständen abgelegt. Auch wenn es eine vorgegebene Ablagestruktur für Bauprojekte gibt, weicht diese häufig durch individuelle Ergänzungen und Anpassungen über die Jahre immer mehr auf und erschwert es den Projektbeteiligen das zu finden, was sie suchen. 

Und selbst wenn die Daten gut strukturiert abgelegt sind, bleibt es für die Mitarbeiter auf der Baustelle schwierig, darauf zuzugreifen. Für den mobilen Zugriff auf Pläne oder Protokolle via Smartphone oder Tablet ist die vorhandene IT-Infrastruktur einfach nicht ausgelegt. So bleibt dem Bauleiter weiterhin nichts anderes übrig, als Aktenordner mit auf die Baustelle zu schleppen. Ob die Papierausdrucke dann stets dem aktuellsten Dateistand entsprechen, sei dahin gestellt.

Privat sind wir längst viel weiter

Interessanterweise agieren wir privat ganz anders. Wer sich mit der Familie fürs Wochenende verabredet oder in der Fußballgruppe Informationen zum anstehenden Training weitergeben will, tut das nicht mehr über einen großen E-Mail-Verteiler. Längst hat hier die Chat-basierte Kommunikation Einzug gehalten.

Genauso sieht es beim gemeinsamen Zugriff auf Dokumente aus. Wer heute die Schnappschüsse von der letzten Grillfeier mit Freunden teilen will, verschickt einfach einen Link und die Empfänger können ganz komfortabel durch Klick darauf die in der Cloud gespeicherten Dateien ansehen. Versand per E-Mail oder Speichern auf USB-Stick? Privat ist das längst Vergangenheit.

Der Siegeszug beider Systeme – Chat und Filesharing in der Cloud – liegt in ihrer Einfachheit. Schnell ein Foto mit dem Smartphone machen und in die Chatgruppe stellen – in Echtzeit sind alle informiert und können sich dazu austauschen. Auch der Upload von Dateien auf einen Cloudspeicher ist nicht nur einfach, sondern ermöglicht einen standort- und geräteunabhängigen Zugriff. Dateien und relevante Informationen hat man auf seinem Smartphone in der Westentasche immer dabei.

Diese bequeme Art der Kommunikation hat Mitarbeiter dazu verleitet, Messenger-Dienste und Filehosting-Systeme von Drittanbietern auch im beruflichen Umfeld zu nutzen. Vielerorts ist eine blühende Schatten-IT entstanden mit einer Vielzahl an Problemen für die Unternehmens-IT. Denn am Ende weiß keiner so recht, wo die Daten eigentlich liegen und ob das Ganze datenschutzkonform ist.  Wichtige Fragen zum Endgerätemanagement oder zu den Berechtigungen bleiben unbeantwortet und fördern das Risiko von ungewolltem Datenzugriff Dritter.

Mit Microsoft 365 zum Modern Workplace

Dabei sind die Voraussetzungen einen modernen Arbeitsplatz (auch Modern Workplace genannt) einzurichten, so gut wie nie zuvor: Mobile Devices wie Smartphones und Tablets sind leistungsstark und günstig für jedermann zu haben. Schließlich stehen auch Kollaborationslösungen, speziell für Unternehmen, zur Verfügung, die dem wichtigen Aspekt der Daten- und Informationssicherheit sowie dem Datenschutz Rechnung tragen. Die Lösung dafür ist Microsoft 365.

Mit Microsoft 365 erhalten Unternehmen neben dem Betriebssystem auch Produktivitäts-Tools sowie intelligente Sicherheits- und Mobilitätsfunktionen. Dabei wird alles in der Cloud von Microsoft zur Verfügung gestellt; in einem Modell, bei dem man nur das bezahlt, was man auch nutzt. Ist Microsoft Office ohnehin im Unternehmen gesetzt, ist auch der Umstieg auf Microsoft 365 und damit der Wechsel in die Cloud einfach machbar.

Teams – die zentrale Kollaborationsplattform

Im Modern Workplace weicht die bisherige dezentrale E-Mail-Kommunikation einer zentralen chatbasierten Kommunikation. So weiß jeder jederzeit, wer, was, wann mit wem besprochen hat und was beschlossen wurde.

Neben den bekannten Anwendungen wie Outlook oder natürlich der klassischen Bürosoftware Word, Excel und PowerPoint, gehören zu Microsoft 365 auch Anwendungen wie SharePoint Online, Planner oder OneDrive.

Im Zentrum des Modern Workplace mit Microsoft 365 steht MS Teams. Hier trifft und informiert man sich, chattet, diskutiert und arbeitet gemeinsam an Dokumenten. Zusätzlich lassen sich wichtige Anwendungen und Dokumente integrieren, sodass diese direkt verfügbar sind – kein Wechsel zwischen Fenstern, Log-ins und Ansichten. Mit MS Teams lässt sich neben der Arbeit in den Abteilungen und Fachbereichen auch die Projektkommunikation effizienter gestalten und alle Beteiligten auf einem einheitlichen Wissensstand halten. Dazu wird für jedes Projekt ein eigenes Team angelegt – ein virtueller Teamraum –, in dem die komplette Projektkommunikation zentral zusammengeführt wird.

Kommuniziert wird via Chat: Nachrichten, Hinweise oder Diskussionsbeiträge lassen sich ganz einfach posten. Die Teammitglieder können darauf antworten oder auch kurz und knapp via Emoji kommentieren. Der komplette Gesprächsverlauf ist für alle ersichtlich und nachvollziehbar, auch dann, wenn Projektmitglieder erst später zu dem Team stoßen.

MS Teams als digitale Bauakte

Protokolle, Gesprächsnotizen, Baudokumente, Pläne … alles, was das Projekt betrifft, wird in dem jeweiligen Kanal abgelegt. Diese Dokumente lassen sich im Team gemeinsam bearbeiten. Damit ist auch das lästige Hin- und Herschicken via E-Mail passé, denn gearbeitet wird immer nur an einer zentralen Datei. So haben alle Projektbeteiligten zu jeder Zeit Zugriff auf das jeweils aktuellste Dokument, natürlich Geräte- und Standortunabhängig, also auch von der Baustelle oder vom Home Office. So wird MS Teams zur digitalen Bau- und Projektakte.

MS Teams ist erst der Anfang

Neben MS Teams verfügt Microsoft 365 über zahlreiche weitere Produktivitätstools zur gemeinsamen Arbeit im Team. Mit OneNote beispielsweise lässt sich gemeinsam an Notizen arbeiten. Für die strukturierte Verwaltung von Aufgaben im Team oder Projekt, eignet sich Planner. SharePoint Online ermöglicht das Aufsetzen eines Intranets. Mit der mächtigen Power-Plattform schließlich, lassen sich analoge Prozesse digitalisieren und Workflows abbilden. Welche Tools zum Einsatz kommen, ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich und sollte im Vorfeld evaluiert werden.

In jedem Fall ist MS Teams für Baufirmen ein erster Schritt auf dem Weg der Digitalisierung, mit dem sich bereits nach kurzer Zeit erste Aha-Effekte erzielen lassen. Alle Projektbeteiligten werden zu einer Einheit vernetzt, was letztlich Zeit und Kosten spart.

Tipp: TeamsBuilder – build your team easy

Die BRZ-Anwendung TeamsBuilder unterstützt Baubetriebe dabei, Microsoft Teams noch besser für die Anforderungen im Bau einzusetzen. Projektkommunikation und die Zusammenarbeit im Bauprojekt lassen sich optimal organisieren, neue Teams dank bauspezifischer Vorlagen schnell und unkompliziert zusammenstellen. Digitale Bauakte, Lebenszyklus-Regelungen, Archivierung und Freigabe-Workflows stellen sicher, dass alle Projektbeteiligten immer den Überblick behalten und alle Informationen überall mobil zur Verfügung stehen. Hier mehr erfahren und Demotermin vereinbaren (www.teamsbuilder.de).

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