Jeder kennt sie und kaum einer kann sich ihr entziehen – der digitalen Transformation. Der Grad an digitaler Nutzung nimmt stetig zu. Und Corona hat dies noch einmal beschleunigt. Mitarbeiter mussten von einem Tag auf den anderen im Homeoffice arbeiten, um den Betrieb handlungsfähig zu halten. Vor-Ort-Besprechungen werden als Online-Konferenzen durchgeführt und bislang gängige Kommunikationswege und -mittel werden neu überdacht. Die neuen Tools, beispielsweise Microsoft 365 mit der Kollaborationsplattform Microsoft Teams waren schnell zur Hand. Doch genauso schnell wurde auch klar: Es ist jede Menge Organisation und ein tiefgehender Veränderungsprozess nötig, um jetzt und in Zukunft erfolgreich zusammenzuarbeiten. Im aktuellen Whitepaper „Modern Workplace – Digitale Zusammenarbeit im Bauunternehmen“ zeigt BRZ auf, warum gerade Bauunternehmen mit ihrer dezentralen Projektarbeit ganz besonders davon profitieren und worauf bei der Implementierung zu achten ist. Hier einige Auszüge:
Überzeugend – die zentrale Kollaborationsplattform
Bei jedem Bauprojekt gilt es aufs Neue, eine Flut von Informationen zu bewältigen. Pläne, Berechnungen, Terminvorgaben, Protokolle – die Anzahl der Dokumente und unterschiedlichen Aufgaben ist oft unüberschaubar. Im Zentrum des Modern Workplace mit Microsoft 365 steht MS Teams als zentrale Kollaborations- und Kommunikationsplattform. Hier trifft und informiert man sich, chattet, diskutiert und arbeitet gemeinsam an Dokumenten. Zusätzlich lassen sich wichtige Anwendungen und Dokumente integrieren, sodass diese direkt verfügbar sind – kein Wechsel zwischen Fenstern, Log-ins und Ansichten. Mit MS Teams lässt sich die Projektkommunikation effizienter gestalten und alle Beteiligten auf einem einheitlichen Wissensstand halten. Das Gute daran: Der komplette Gesprächsverlauf ist für alle ersichtlich und nachvollziehbar, auch dann, wenn Projektmitglieder erst später zu dem Team stoßen. Alle Informationen zu einem Projekt, werden im jeweiligen Kanal abgelegt und lassen sich im Team gemeinsam bearbeiten. Damit ist auch das lästige Hin- und Herschicken via E-Mail passé, denn gearbeitet wird immer nur an einer zentralen Datei. So haben alle Projektbeteiligten zu jeder Zeit Zugriff auf das jeweils aktuellste Dokument.
Alle an einen Tisch zu bekommen, gestaltet sich meist schwierig. Mit MS Teams lassen sich Besprechungen als Audioanruf oder als Videokonferenz einfach per Knopfdruck organisieren. Es wird ein Termin angelegt, die Teilnehmer eingeladen und schon kann die Konferenz starten. Die Teilnahme ist von überall aus und unabhängig vom eingesetzten Gerät, also auch via Tablet oder Smartphone möglich. Durch die Option, den eigenen Bildschirm zu teilen, sieht jeder das zu besprechende Dokument, den Plan oder das Baustellenfoto.
Veränderung als Basis
Bevor jedoch die ganze Kraft der neuen Kollaborationsmöglichkeiten entfaltet werden kann, müssen die Mitarbeiter diese Tools nutzen, sie müssen sich damit beschäftigen, gewohnte Arbeitsweisen ablegen, sprich: sich verändern. Wie geht man damit am besten um? In der Regel möchten nur 34 % der potenziellen Benutzer eine neue Technologie bei ihrer Einführung nutzen. Doch für eine erfolgreiche Einführung und Nutzung neuer Technologien benötigt man die volle Akzeptanz der Benutzer, denn wer nutzt schon etwas gerne, von dem er nicht überzeugt ist?
User Adoption: Kennen – Können – Wollen
Die Begleitung der Mitarbeiter bei diesem Prozess von der Einführung neuer Tools hin zu deren Akzeptanz läuft über drei Stufen vom Kennen über das Können hin zum Wollen. Die Mitarbeiter wissen von den Tools und wofür diese genutzt werden. Sie können diese bedienen und nutzen sie auch in ihrer täglichen Arbeit, weil sie damit ihre Aufgaben erfolgreich meistern.
„Champions“ als Treiber des Wandels
Für eine dauerhafte Begleitung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hat sich der Aufbau eines Verfechter-Programms bewährt. Verfechter, auch Champions genannt, sind Mitarbeiter im Unternehmen, die die Einführung des Modern Workplace aktiv mitgestalten wollen. Sie verfügen über das nötige Wissen und sind bereit, ihr Wissen – das sie in entsprechenden Champions-Schulungen erlernt haben – mit den Kolleginnen und Kollegen zu teilen.
Kein IT-Projekt, sondern ein Prozess
Mit der Einführung von Microsoft 365 kommen nicht nur neue Tools zum Einsatz, sondern es ändern sich dadurch auch Arbeitsabläufe. Chat oder Videokonferenz anstatt E-Mail-Versand, Dokumente teilen, anstatt sie einfach in den E-Mail-Anhang zu packen, bedeutet eine Umstellung gewohnter Vorgehensweisen. User Adoption hat viel mit Veränderung von Verhalten zu tun. Und diese Veränderung gilt es aktiv zu gestalten und zu begleiten, sprich den Change zu managen. Die Einführung eines modernen Arbeitsplatzes mit Microsoft 365 ist mehr als nur ein IT-Projekt, es ist ein Veränderungsprozess.
Das komplette Whitepaper „Modern Workplace – Digitale Zusammenarbeit in Bauunternehmen” (PDF, 17 Seiten) steht auf der BRZ-Website zum Download zur Verfügung.
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