Umlagen in Baubetrieben – wie geht es richtig? (Teil 2)

Das Thema “Umlagen” fällt vielen Baubetrieben schwer. Auch unser beispielhaftes Unternehmen Baufix hatte mit diesem Thema große Schwierigkeiten und manövrierte sich unbewusst in eine Krise.  

Sie wollen nicht, dass es Ihnen auch so ergeht? Wir zeigen Ihnen, wie Sie es vermeiden! Bereits letzte Woche wurde das Thema “Umlagen” und der Einsatzbereich aufgegriffen. Während in Teil 1 die Definition von Umlagen allgemein, erste Fehlerquellen und die Verwendung zur Deckung von Sozialkosten und der Kosten für Kleingeräte und Werkzeuge erläutert wurden, beschreibt Teil 2 weitere Verwendungsmöglichkeiten, Entscheidungsfaktoren sowie vorteilhafte Nebeneffekte.

Schwierig: Umlagebasis der Allgemeinen Geschäftskosten

Im Vergleich zu den bereits genannten Umlagen stellt sich die Entscheidung für eine geeignete Umlagebasis der „Allgemeinen Geschäftskosten“ (AGK) schwieriger dar. Allgemeine Geschäftskosten beschreiben in einem Baubetrieb wie Baufix vielerlei: Von A wie Angestelltengehälter über Büromieten und EDV-Kosten bis Z wie Zeitschriftenkosten reichen die sogenannten AGK.

Grundsätzlich kommen die Lohnkosten der gewerblichen Arbeitnehmer, die Herstellkosten oder auch ein Mix aus mehreren Umlagen in Frage. Hier wird z. B. eine Umlage auf die Materialkosten von 5 % und auf die Nachunternehmerkosten von 10 % angesetzt. Der Rest der AGK, der nach Durchführung dieser Umlagen noch zu verteilen ist, wird über den Lohn umgelegt.

Beispiel der Baufix: 

AGK:                                                 350.000 €
Produktivlohnsumme:                 380.000 €
Materialkosten:                              320.000 €
Nachunternehmerkosten:           150.000 €

Deckung AGK durch Umlage auf Materialkosten:                         

5 % * 320.000 € = 16.000 €

Deckung AGK durch Umlage auf Nachunternehmerkosten:       

10 % * 150.000 € = 15.000 €

Durch Umlage auf den Produktivlohn zu decken:

350.000 € – (16.000 € + 15.000 €) = 319.000 €

Die produktiven Löhne werden also mit 84% bezuschlagt, um dadurch eine Deckung der nach den Zuschlägen auf Material- und Nachunternehmerkosten verbliebenen 319.000 € zu erreichen.

Entscheidungsfaktoren zur Wahl der Umlagebasis in Baubetrieben

Für welche Variante sich der Bauunternehmer tatsächlich entscheidet, hängt von betriebsindividuellen Faktoren ab. Dementsprechend können die Anforderungen bei unserem fiktiven Unternehmen Baufix wesentlich anders aussehen, als in Ihrem Betrieb. Es sollte aber immer hinterfragt werden, welche Kostengrößen als verursachungsgerecht zur Verteilung der AGK angesehen werden können. Hat z. B. der Baubetrieb einen höheren Nachunternehmeranteil, so würde bei Verwendung lediglich der Lohnsumme der eigenen Mitarbeiter als Basis zur Verteilung der AGK, eine Baustelle mit hohem Nachunternehmeranteil mit geringeren AGK belastet werden. Ist dies gerecht und gewünscht?

Daneben kann auch anstelle einer Kostengröße die Jahresbauleistung als Umlagebasis dienen. Somit trägt dann eine leistungsstarke Baustelle auch mehr AGK.

Zwingend notwendig: Ein starkes Rechnungswesen

Die notwendigen Kostengrößen (das Sozialpaket der gewerblichen Arbeitnehmer, die Kosten für Kleingeräte & Werkzeuge, die AGK, evtl. Nachunternehmerkosten etc.) müssen als Istwerte identifiziert werden. Damit dies gelingt, muss ein aussagekräftiges auf den Baubetrieb abgestimmtes Rechnungswesen vorhanden sein. Die eigentliche Berechnung der Umlagen erfordert dann keine außergewöhnlichen mathematischen Fertigkeiten.

Umlagen: Anstöße zur Preisfindung neuer Projekte

Das geschilderte Vorgehen ermittelt vergangenheitsbezogene Umlagen. Üblich ist, dieses Verfahren am Jahresende durchzuführen, um im Nachhinein für das abgelaufene Jahr eine objektive Beurteilung über den Erfolg bzw. Misserfolg einer Baustelle zu ermöglichen. Häufig werden im Rahmen der Zuschlagskalkulation die für das vergangene Jahr ermittelten Umlagen für die Preisfindung von neuen Projekten zu verwenden. Der Prozentsatz zur Deckung des Sozialpaketes der gewerblichen Arbeitnehmer wird beispielsweise für die Kalkulation aktueller Bauvorhaben herangezogen. Aber Vorsicht! Hatte der Betrieb z. B. überdurchschnittlich viele Krankheitstage in der Vergangenheit, die in der Zukunft nicht in der Höhe erwartet werden, so kann der aktuelle Zuschlagssatz niedriger angesetzt werden. Es geht also darum, sowohl die umzulegenden Kosten wie auch die Umlagebasen mit repräsentativen Werten zu planen. Dies gilt auch für die Lohnsumme der gewerblichen Arbeitnehmer, die, wie erläutert, häufig als Umlagebasis dient. Unter anderem ist bei der Planung zu berücksichtigen, wie viele Feiertage auf einen Arbeitstag fallen, wie hoch die erwartete Anzahl der Ausfallstunden in der Schlechtwetterzeit ist und wie viele Krankheitstage im Durchschnitt anfallen. Mit Hilfe der Anzahl der gewerblichen Arbeitnehmer und deren Mittellohn kann die Jahreslohnsumme prognostiziert werden.

Doch auch während des Jahres darf sich unser exemplarischer Betrieb Baufix nicht ausruhen: Es muss kontinuierlich geprüft werden, ob sich die geplanten Zuschlagssätze bestätigen oder nicht. Eine Veränderung der Kostenstruktur bzw. der Arbeitnehmeranzahl führt dabei in der Regel zu Anpassungsbedarf. Ansonsten besteht das Risiko von Unterdeckungen und einem schlechten Betriebsergebnis – wie es bei Baufix der Fall war.

Noch Fragen?

Mehr zum gesamten Themenkomplex erfahren Sie in dem BRZ-Workshop „Herausforderung Preisfindung – welcher Preis deckt meine Kosten?“

Wenn Sie sich unsicher bei der Berechnung sind, schlichtweg keine Zeit / kein Personal dafür haben oder bereits Schwierigkeiten hatten, sollten Sie darüber nachdenken, die Aufgaben auszulagern. BRZ Deutschland bietet mit der Dienstleistung „Outsourcing Rechnungswesen“ hinsichtlich der Umlagen Transparenz und Sicherheit. Ein weiterer Vorteil ist der verringerte Verwaltungsaufwand. Mit einem guten Gefühl können Sie sich dann den wichtigen Aufgaben in Ihrem Betrieb widmen!

Ihr Eckart Thielmann