Was Baubetriebe bei der Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems beachten müssen

Das vom Bundesarbeitsgericht (BAG) gesprochene Grundsatzurteil vom 13.09.2022, bringt Änderungen bei der Arbeitszeiterfassung, auf die Sie sich heute bereits vorbereiten können.

In unserem ersten Blog-Artikel über das Grundsatzurteil durften wir Sie bereits über die wichtigsten Folgen dieses Beschlusses informieren. Nun erfahren Sie, was Sie in Ihrem Baubetrieb bei der Einführung einer digitalen Zeiterfassung berücksichtigen müssen. 

Die Anforderungen an ein digitales Zeiterfassungssystem

Generell gilt für die Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems, dass es die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) erfüllen muss und die Beschäftigten im Unternehmen ihre gesetzlichen Ansprüche geltend machen können.  Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung ist hierbei selbstverständlich. 

Häufig macht eine Zeiterfassung erst deutlich, wie viel die Mitarbeitenden tatsächlich leisten. Deshalb ist sie keinesfalls als Überwachung zu sehen, sondern schafft ein Gefühl von Vertrauen.  

Hier möchten wir einen Überblick geben, was ein Zeiterfassungssystem leisten muss:  

• Einfache Bedienbarkeit: Ein digitales Zeiterfassungssystem muss für alle Anwendenden leicht bedienbar sein, um den Anreiz zu schaffen, es zu nutzen. Dabei sollte die Software vor allem intuitiv sein. 
• Zugänglich und unmittelbar: Nutzende des Zeiterfassungssystems müssen jederzeit auf ihre Arbeitszeitaufzeichnungen zugreifen und diese einsehen können. Eine Echtzeiterfassung ist hierbei von Vorteil. 
• Aktuell: Wenn die Arbeitnehmenden ihre Arbeitszeit schon in Echtzeit erfassen können, sollten die Daten auch von der Lohnbuchhaltung aktuell ausgewertet werden können. So können Kostenstellen jederzeit ausgewertet und auch Kolonnen und Dienstpläne bei Änderungen schneller neu erstellt werden.  
• Überall: Bei einem Zeiterfassungssystem, welches mobil eingesetzt werden kann, können die Arbeitszeiten sowohl im Büro, auf der Baustelle, als auch beim Kunden oder zu Hause erfasst werden. 
• Zusätzlich: Stellen Sie sich die Frage, welche zusätzlichen Features das Zeiterfassungssystem bietet und Sie dabei unterstützen kann. 
• Ein Urlaubsplaner im Zeiterfassungssystem kann ggf. den lästigen Papierkram ersetzen. Ebenfalls kann ein elektronisches Bautagebuch zur Dokumentation des Bauabschnittes sinnvoll sein.  
• Auch die automatische Berechnung von Zuschlägen kann Ihre Lohnbuchhaltung entlasten und ist weniger fehleranfällig.

Auswirkungen des Grundsatzurteils für die Baubetriebe

Das Urteil des EuGHs verlangt von der Bundesrepublik früher oder später einen nationalen Gesetzesentwurf zur Arbeitszeiterfassung zu erstellen. Dieser wird im ersten Quartal 2023 erwartet. Wie genau die Kriterien zur Arbeitszeiterfassung im deutschen Gesetz ausgelegt werden, ist noch unklar. Bereits heute müssen Baufirmen ein Zeiterfassungssystem zur Verfügung stellen, das den Arbeitsbeginn, Pausen, Ende der Arbeitszeit sowie Überstunden etc. erfasst und sicherstellen, dass es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Der Arbeitgeber muss also die tatsächliche Arbeitszeit dokumentieren.  

Zeit daher, die Vorteile eines digitalen Zeiterfassungssystems zu erläutern: 

• Durch den Wegfall manueller Bearbeitung reduziert sich der Zeitaufwand von der Lohnbuchhaltung und den Beschäftigten. Erfasste Stunden und Fehlzeiten müssen nicht mehr vom Beschäftigten zur Lohnbuchhaltung versendet werden. 
• Eine Berechnung der Arbeitszeit findet automatisch statt. Die Dokumentation von Arbeitsbeginn, Pausenzeiten und Arbeitsende ist wichtig. Für die Lohnbuchhaltung sind jedoch die geleisteten Stunden relevant. 
• Generell werden Kosten vermieden und Fehler reduziert. Eine doppelte Erfassung der Arbeitsstunden und Fehlzeiten wird vermieden. Die elektronisch übertragenen Arbeitsstunden und Fehlzeiten werden von der Lohnbuchhaltung auf Fehler und Vollständigkeit kontrolliert. 
• Die Zugänglichkeit der Daten liefert dauerhafte Transparenz über Arbeitszeiten, Fehlzeiten und ggf. auch Dokumentationen auf der Baustelle.
• Bei einer Betriebsprüfung haben Sie alle relevanten Daten gleich zur Hand.  Der Zoll steht auf der Baustelle oder im Büro? Das ist zukünftig kein Problem. Die Arbeitszeiten sind ordnungsgemäß dokumentiert und von überall einsehbar. 

Auch beim Einsatz eines digitalen Zeiterfassungssystems können flexible Arbeitszeitmodelle und Vertrauensarbeitszeit weiterhin vertraglich geregelt sein. Jedoch muss auch hier die tatsächliche Arbeitszeit dokumentiert werden.  

Bei der Einführung eines digitalen Zeiterfassungssystems müssen Sie neben den bereits geschilderten Anforderungen auch die Investition und die laufenden Kosten berücksichtigen. Haben Sie hier eine Kosten-Nutzen-Rechnung erstellt, steht der Einführung einer digitalen Lösung nichts im Wege. Vereinbaren Sie mit verschiedenen Anbietern von Zeiterfassungssoftware einen Präsentationstermin, um besser vergleichen zu können.  

Auch BRZ bietet ein digitales Zeiterfassungssystem, mit allen Anforderungen und Vorteilen, die im Artikel beschrieben worden sind. Vereinbaren Sie doch gleich einen Präsentationstermin.

Mehr Informationen zur digitalen Zeiterfassung und den Auswirkungen auf die Baubranche finden Sie im BRZ Baublog.