Die Baulohnabrechnung eigenverantwortlich erstellen oder outsourcen?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Bauunternehmen ist ein hochsensibles Thema. Sie muss pünktlich erstellt werden, sie muss korrekt und am besten gut nachvollziehbar sein. Grundsätzlich bieten sich zwei Durchführungswege an: die eigenverantwortliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit einer Branchen-Software oder das Outsourcing. Doch welche Variante ist für mich geeignet? Woran sollte ich denken? 

1. Eigenverantwortliche Erstellung

Das Haftungsrisiko für die Einhaltung der Fristen und tariflichen bzw. gesetzlichen Regelungen trägt hier überwiegend der Arbeitgeber. Zwingende Voraussetzung ist das entsprechende Fachpersonal mit dem notwendigen Know-how. Sowohl die Software als auch die fachlichen Grundlagen müssen beherrscht werden. Hinzu kommt, dass der Baulohn nicht statisch ist. Ständige gesetzliche und tarifliche Änderungen sind zu beachten und umzusetzen. Die permanente fachliche Weiterbildung muss daher gewährleistet sein, nicht zuletzt um aufwendige Mehrarbeit oder sogar kostspielige Fehler zu vermeiden.  

Ebenfalls wichtig sind Vertretungslösungen für den Fall vorhersehbarer und insbesondere unvorhersehbarer Ausfallzeiten. Aufgrund des Fachkräftemangels ist es äußerst schwierig, geeignetes Personal auf dem Arbeitsmarkt zu finden.
Tipp: Denken Sie an die Möglichkeit, mittels geeigneter Schulungen (insbesondere Baulohn Grundlagen) rechtzeitig eigene talentierte Mitarbeitende zu qualifizieren.  

Im Idealfall bietet Ihr Softwareanbieter neben der reinen Software zur eigenverantwortlichen Erstellung der Baulohnabrechnung zusätzlich  die Dienstleitung „Outsourcing“ an. Ihr Vorteil: Wenn es doch mal hart auf hart kommt, kann schnell und unkompliziert zum Outsourcing gewechselt werden, um alle Fristen zu wahren.  

2. Outsourcing

Unter Outsourcing verstehen wir hier die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung inkl. der rechtssicheren Archivierung aller abrechnungsrelevanten Daten an ein dienstleistendes Unternehmen.  

Der Baubetrieb leistet nur die vorbereitenden Tätigkeiten wie z. B. die Erfassung der Bewegungsdaten, das Übermitteln von Stammdaten sowie die Kontrolle und Weiterleitung der Abrechnungsunterlagen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird somit weitestgehend außerhalb der eigenen Verantwortung durchgeführt. Personelle Ressourcen werden geschont. Die monatlichen Kosten für die Dienstleistung sind variabel und richten sich nach der Anzahl der jeweils abzurechnenden Beschäftigten.  

Steht dem Betrieb ein entsprechend ausgebildetes Personal nicht zur Verfügung, ist das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung ohnehin die einzig sinnvolle Lösung. 

3. Entscheidungshilfe

Die folgende Checkliste dient als Entscheidungshilfe, welche Variante für Ihr Unternehmen geeignet erscheint. Hier spielen auch Aspekte eine Rolle, die bei der Auswahl des Softwareanbieters (bei eigenverantwortlicher Erstellung) bzw. des Dienstleisters (bei Outsourcing) neben monetären Aspekten wichtig sind.