Wer kennt das nicht? In einem Kellerraum kommen Jahr für Jahr zu den ohnehin schon unzähligen, sperrigen Ordnern noch weitere Ordner hinzu. Vollbepackt mit wichtigen Dokumenten. Aber, Hand aufs Herz, wissen Sie im Falle eines Falles wirklich immer, wo das gesuchte Dokument abliegt? Wäre es da nicht eine große Hilfe, wenn diese Dokumente übersichtlich in digitaler Form abliegen würden? Jederzeit von überall aus erreichbar mit wenigen Mausklicks abrufbar?
Das Büro von morgen ist heute schon möglich
Natürlich ist das bereits heute möglich. Das papierlose Lohnbüro ist ein Trend, der in den letzten Jahren immer mehr an Bedeutung gewonnen hat. Kein Wunder, denn die Vorteile liegen auf der Hand. Verschiedene Studien weisen immer wieder daraufhin, dass Unternehmen einen betriebswirtschaftlichen Verlust erleiden, da Mitarbeiter ihre wertvolle Arbeitszeit mit unproduktivem Suchen verbringen. Mit einer digitalen Lösung ist langes Suchen passe! Das spart den Mitarbeitern nicht nur die Zeit des Suchens, sie können zudem ihre Aufgaben wesentlich schneller erledigen. Den Betrieben spart das bares Geld. Eine klassische Win-Win-Situation!
Zum Suchen der Unterlagen nicht in den Keller gehen
Aber wie kann so etwas funktionieren? Lassen Sie mich die Funktionalitäten einer digitalen Archivierung am Beispiel des BRZ-Web-Archivs kurz erläutern. Wie in einer Cloud werden die Dokumente in einem geschützten digitalen Raum per Mausklick über eine von BRZ gestellte, sichere Internetverbindung aufgerufen. Dort kann man sie ansehen, gegebenenfalls zusammenführen und drucken.
Zum Suchen der Unterlagen muss man nicht mehr in den Keller gehen. Dokumentenmanagement geht auch papierlos.
Die Dokumente sind übersichtlich in drei Hauptgruppen eingeteilt. Diese sind wiederum in Dokumentenklassen gegliedert, sodass man schnell zum Zielordner gelangt. Benötigt man beispielsweise die Lohnabrechnung eines Mitarbeiters vor 5 Jahren, meldet man sich einfach im BRZ-Portal an, trägt in die Suchleiste Jahr, Mitarbeiter und Art des Dokuments ein und hat innerhalb weniger Sekunden das Ergebnis vorliegen. Besonders komfortabel ist, Sie können Ihre Dokumente von jedem PC oder Tablet mit Internetanschluss abrufen. Ob beim Steuerberater, Zuhause oder im Büro. Die Archivierung ist zudem revisionssicher.
Das Web-Archiv für den Baubetrieb hat einen weiteren ganz entscheidenden Vorteil: Es füllt sich quasi automatisch! Dahinter steckt keine Zauberei, sondern eine durchdachte Technik. Das Web-Archiv speichert die relevanten Dokumente aus der Lohnabrechnung automatisch, es sind keine zusätzlichen Tätigkeiten notwendig. Unterlagen, die nicht durch die Abrechnung erzeugt werden, können natürlich ebenfalls hochgeladen werden.
Und wie steht es mit dem Datenschutz?
Die digitale Archivierung schützt Sie vor Datenverlust, so sind beispielsweise Brand, Einbruch und Diebstahl im Betrieb kein Problem mehr. Dennoch ist es vor allem das Thema Datenschutz, das vielen Betrieben Unbehagen bereitet: Sind die Daten in einer Cloud wirklich sicher? Die Antwort ist: Sie sind in der Cloud oft sicherer als im Büro, eben wegen Brand, Einbruch und Diebstahl. Wie sicher die Daten in der Cloud tatsächlich sind, liegt daran, wo das Rechenzentrum liegt, das die Cloud physisch beherbergt. Liegt die Cloud in einem deutschen Rechenzentrum, gelten die strengen deutschen Datenschutzrichtlinien und Sie haben Rechtssicherheit. Sensible Daten in Rechenzentren außerhalb Deutschlands oder gar Europas zu speichern, erfordert aus meiner Sicht immer eine gründliche Nutzen und Risiko–Abwägung.
Um beim Beispiel BRZ zu bleiben, hier können Sie in puncto Datenschutz beruhigt sein. Alle Daten liegen mehrfach gesichert und stets unter dem Schutz des aktuellsten Stands der Sicherheitstechnik im BRZ-Rechenzentrum in Nürnberg.
Das Web-Archiv das mehr kann: Umfangreiches Auswertungspaket
Die Digitalisierung von Vorgängen bringt weitere Vorteile mit sich. Im Falle des BRZ Web-Archivs werden quasi automatisiert Personalbestandslisten und Auswertungslisten (Krankenstand, etc.) erhoben. Des Weiteren erlauben die Jahresübersichten zu Lohnarten, Resturlaubsliste, Jahreslohnartenaufteilung, Jahreslohnkostenverteilung sowie die Jahreslohnkonten einen schnellen und komfortablen Überblick. Diese Analysewerkzeuge sind eine wertvolle Hilfe für die Organisation des Betriebs und quasi frei Haus verfügbar.
Haben Sie Fragen zur digitalen Archivierung im Lohnbüro oder möchten Sie mehr darüber erfahren? Dann schreiben Sie mir gern! Ich darf Sie auch auf unser Web-Seminar hinweisen, dass Ihnen einen kompakten Einblick in das Arbeiten mit dem BRZ-Web-Archiv gibt.
Ihr Norbert Schunk
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