E‑Rechnung im Bau: Wer jetzt nicht handelt, riskiert Sanktionen

 Viele Projektbeteiligte, Teil- und Abschlagsrechnungen sowie umfangreiche Nachweise sorgen dafür, dass Rechnungsprozesse in der Baubranche besonders schnell unübersichtlich werden. Selbstverständlich müssen sie dennoch rechtssicher bleiben. Die E‑Rechnung wird in der Baubranche also zum Schlüsselfaktor: Ein zentrales Element, das neben den nationalen Vorgaben auch auf europäischer Ebene Vorteile bringt, weil die E-Rechnung den Austausch standardisiert und grenzüberschreitende Zusammenarbeit erleichtert. 

Inhaltsverzeichnis

Schrittweise Umsetzung der E-Rechnung

Was ist die E-Rechnung?

Welche Formate sind derzeit zulässig?

Vorteile für die Baubranche

Aufbewahrung von E‑Rechnungen: worauf Unternehmen achten müssen

Fazit: Jetzt handeln und Chancen nutzen 

Tipp

Schrittweise Umsetzung der E-Rechnung 

Während die elektronische Rechnung für öffentliche Auftraggeber bereits seit 2020 verpflichtend ist, läuft in Deutschland seit dem 01.01.2025 auch im B2B-Bereich die schrittweise Umstellung weiter voran. Die Verpflichtung zur E-Rechnung wird dabei zeitlich gestaffelt umgesetzt. Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen im B2B-Bereich mit mehr als 800.000 Euro Jahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab 01.01.2028 gilt dies auch unabhängig vom jährlichen Umsatz. Ausnahmen bilden hierbei lediglich Kleinbeträge unter 250 EUR, Steuerfreibeträge und Kleinunternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne. 

Was ist die E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist nach § 14 UStG eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht und der europäischen Norm EN 16931 entsprechen muss. Bauunternehmen sollten sich deshalb jetzt vorbereiten – nicht nur, um gesetzliche Vorgaben einzuhalten, sondern auch, um die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen. Für Bauunternehmen ist das die Chance, Rechnungen schneller Bauvorhaben, Abschlägen und Nachträgen zuzuordnen und den Prüfprozess zu beschleunigen. 

Welche Formate sind derzeit zulässig?  

In der Praxis sind vor allem XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.x) gängige, zulässige E‑Rechnungsformate. Eine reine PDF‑Rechnung gilt nicht als E‑Rechnung, weil sie keine strukturierten, maschinenlesbaren Daten enthält. 

•  XRechnung:

  die XRechnung ist ein reines XML-Format. Sie ist für Menschen ohne Viewer oder Software meist nicht direkt lesbar, eignet sich aber sehr gut für die automatisierte elektronische Verarbeitung. 

• ZUGFeRD 2.x:
  ZUGFeRD ist ein hybrides Format, bei dem eine PDF-Rechnung zusätzlich eingebettete XML-Daten enthält. Dadurch ist sie für Menschen lesbar und gleichzeitig maschinell auswertbar. In der Praxis lohnt es sich außerdem, das Format klar zu benennen (z. B. „Rechnung im Format ZUGFeRD“), um Verwechslungen mit einer normalen PDF zu vermeiden. 
  
  
  
  

Vorteile für die Baubranche

Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Chancen:

• Kostenersparnis und Nachhaltigkeit
  statt Papierstapeln für Abschlags- und Schlussrechnungen laufen Rechnungen digital durch – weniger Druck/Porto, weniger Ablageaufwand und schnellere Weitergabe an Bauleitung, Projektleitung und Buchhaltung. 
• Zeitgewinn
  schnellere Bauausführung, Bearbeitung und frühere Zahlungseingänge durch transparente Prozesse. 
• Automatisierungsmöglichkeiten und Prozessoptimierung
  durchgängige, medienbruchfreie Verarbeitung – vom Rechnungseingang bis zur Buchhaltung. 
• Fehlervermeidung
  manuellen Erfassungsfehler in buchhalterischen Prozessen vermeiden. 
• Skonto-Nutzung
  beschleunigte Abläufe erleichtern die fristgerechte Bezahlung und bieten Einsparpotenziale durch Skonto. 

Aufbewahrung von E‑Rechnungen: worauf Unternehmen achten müssen

E‑Rechnungen sind aufbewahrungspflichtige Belege und in der Regel zehn Jahre zu archivieren. Für die Buchführung gilt weiterhin der Grundsatz „keine Buchung ohne Beleg“ – und im Prüfungsfall müssen Rechnungen vollständig, zeitnah auffindbar und prüfungssicher bereitgestellt werden. Maßgeblich ist, dass E‑Rechnungen elektronisch im Originalformat archiviert werden. Ausdrucke oder nachträglich veränderte Dateien sind dafür nicht geeignet. 

• Unveränderte Archivierung:
  keine inhaltlichen Anpassungen, Kürzungen oder Anmerkungen am Dokument. 
• Vollständige Dokumentation:
  rechnungsrelevante Anhänge (z. B. Aufmaß, Lieferscheine, Leistungsnachweise) im Original und gemeinsam mit der Rechnung ablegen. 
• E‑Mail-Korrespondenz:
  aufbewahrungspflichtig nur, sofern die E‑Mail geschäftsrelevante Inhalte zum Vorgang enthält. 
• Datenzugriff im Prüfungsfall:
  Unterlagen müssen elektronisch auswert- und bereitstellbar sein. 
• Verantwortung:
  die Einhaltung der Pflichten liegt beim Unternehmen, auch bei Einbindung von Steuerberatung oder externen Dienstleistern. 
  
  

   

Fazit: Jetzt handeln und Chancen nutzen 

Weitere Informationen zur E-Rechnung mit BRZ 

Tipp:

Vertiefen Sie Ihr Wissen und entdecken Sie praxisnahe Lösungen, die Ihren Baubetrieb weiterbringen. In den folgenden Empfehlungen finden Sie nützliche Inhalte und Materialien für Ihren Erfolg.