Die Umsetzung der Digitalisierung ist in vollem Gange. In diesem Zuge beschloss die Bundesregierung schon vergangenes Jahr die Einführung der E-Rechnung ab dem 27.11.2018 für Bundesministerien und Verfassungsorgane. Für alle übrigen Behörden gilt die Neuregelung ab dem 27.11.2019. Zugleich verpflichtet sich die Bundesverwaltung selbst, zukünftig Rechnungen an Bürger und Unternehmen in elektronischer Form anzuzeigen, wenn der Rechnungsstellung ein elektronischer Bestellvorgang vorangegangen ist.
Es ist also für Bauunternehmer und Handwerker an der Zeit, die Weichen für die Einführung der E-Rechnung zu stellen, zumal die Vorteile sowohl für den Ersteller als auch Empfänger durch Kosteneinsparung und Automatisierung auf der Hand liegen. Einige mögen noch denken, Digitalisierung ist ein Trend, der wie viele andere Trends so schnell wie er kommt, auch wieder geht. Aber nein, so wird es in diesem Fall nicht sein. Was man bereits heute mit Sicherheit sagen kann, ist, dass die Digitalisierung branchenübergreifend Märkte und Geschäftsprozesse wesentlich und grundsätzlich verändern wird. Das betrifft natürlich auch uns am Bau. Wir spüren es bereits heute.
Lassen Sie mich neben den Schlagworten wie ZUGFeRD, E-Bilanz, BIM, SEPA, ELSTaM oder GoBD nur ein paar Beispiele nennen, die verdeutlichen, dass wir bereits jetzt von der Digitalisierung profitieren, sowohl im Geschäfts- als auch im Privatleben. So ist seit kurzem die vorausgefüllte Einkommensteuererklärung Realität geworden, bei der sämtliche von Arbeitgebern, Versicherungen und Banken an die Finanzverwaltung übermittelte Daten vom Steuerpflichten abgerufen und direkt im Formular hinterlegt werden können. Die Abgabe dergleichen ist dann nach Prüfung und evtl. Ergänzung tatsächlich nur noch einen Knopfdruck entfernt. Oder die digitale Betriebsprüfung, bei der die Prüfer in vielen Fällen gar nicht mehr vor Ort in den Betrieb kommen müssen.
Und das Gute dabei ist: In die Digitalisierung kann man schon mit kleinen Weichenstellungen einsteigen, wie man am Beispiel der E-Rechnung gut sehen kann.
„Eine Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
„Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird“, so die Definition nach § 14 Umsatzsteuergesetz.
Das heißt, eine E-Rechnung kann z. B. als E-Mail, DE-Mail oder E-POSTBRIEF, über einen Faxserver, ein Online-Portal zugestellt werden. Speziell bei der E-Mail kann diese eine Art Briefumschlag für die Rechnungsanlage (z.B. ein PDF) darstellen, oder auch die die Rechnungsdaten selber beinhalten. Soweit so klar. Aber was bringt die E-Rechnung nun, außer einerseits Umstellungsaufwand?
Vor allem das beachtliche Einsparpotenzial bei umfangreichen Rechnungsstellungen (Druck/Versand/Porto/Zeit) macht die E-Rechnung für Baubetriebe attraktiv. Weitere Vorteile sind:
Doch neben all der positiven Aspekte wirft das Thema doch auch jede Menge Fragen hinsichtlich Umsetzung und Rechtssicherheit auf. Unsicherheit macht sich unter Unternehmen breit, wie man das Thema richtig anpackt. Mit den folgenden Tipps und Beispielen möchte ich Sie unterstützen, sich mit der Einführung der E-Rechnung konkret auseinanderzusetzen.
Zuallererst ist wichtig, dass Sie sich die rechtlichen Rahmenbedingungen bewusst machen und dafür sorgen, dass diese bei der Umstellung auf den elektronischen Rechnungsempfang beachtet werden.
Das daten- und rechtssichere Handling einer E-Rechnung ist grundlegend wichtig. Am Beispiel der BRZ-Bausoftware möchte ich Ihnen exemplarisch darlegen, wie eine E-Rechnung richtig alle relevanten Stellen in einer Bauunternehmung erreicht und revisionssicher digital gespeichert werden kann.
Das BRZ-Dokumentenmanagement ermöglicht es, alle Dokumente digital zu erfassen, zu bearbeiten und revisionssicher abzulegen. Eine regelbasierte Rechtestruktur organisiert die Sichtbarkeit und den Workflow der Dokumente. Hier wird beispielsweise gesteuert, welcher Mitarbeiter eine Lieferantenrechnung zur Prüfung erhält, bevor er diese dann zur Kontierung bzw. Bezahlung an die entsprechenden Personen weiterleitet.
Automatisierungen wie zum Beispiel bei der Rechnungserkennung und der E-Mailarchivierung leiten vordefinierte Prozesse ein und erleichtern die Arbeit spürbar.
Aus der BRZ Bausoftware heraus lässt sich eine automatische E-Rechnung erstellen, die revisionssicher mit automatischer Verschlagwortung im BRZ-DMS (Dokumentenmanagementsystem) archiviert wird.“
Die Digitalisierung ist ein wichtiger Schritt zu einer schlankeren und effizienteren Verwaltung. Baubetriebe, die diesen Schritt nicht selber gehen können oder möchten, überlassen dies spezialisierten Dienstleistern und lagern gleich ihre komplette Buchhaltung mit aus. Auch BRZ Deutschland bietet einen Rechnungswesen Service (nach §6 Nr. 4 Steuerberatungsgesetz) an, bei dem ein digitaler Workflow zur Rechnungsprüfung sowie die digitale Archivierung nach GoBD bereits inklusive sind. Man schlägt also gewissermaßen zwei Fliegen mit einer Klappe.
Egal, für welchen Weg Sie sich entscheiden, das Thema E-Rechnung sollten Sie nicht länger auf die lange Bank schieben.
Mein Tipp: vereinbaren Sie einen unverbindlichen Beratungstermin mit Ihrem Softwareanbieter oder Dienstleister und wappnen sich für die Zukunft.
