Ob mobiles Arbeiten, die Erledigung von Geschäfts- oder Produktionsprozessen mit Hilfe spezialisierter Software oder digitales Dokumentenmanagement – in der Baubranche ist die digitale Transformation in vollem Gange. Einen weiteren Schritt auf der digitalen Wegstrecke hin zum Baubetrieb 4.0 stellt nun die elektronische Rechnung dar.
Nun gilt es für Bauunternehmen, sich schnellstens darauf einzustellen. Und das hat einen einfachen Grund: Ab dem 27. November 2020 akzeptieren Behörden und andere öffentliche Auftraggeber bei Beträgen ab 1.000 Euro ausschließlich Rechnungen nach dem strukturierten XRechnungs-Standard. Papierrechungen werden nicht mehr entgegengenommen.
E-Rechnung: Rechtlicher Hintergrund
Zwar gibt es für den Austausch von Rechnungen keine allgemeine gesetzliche Pflicht, doch die öffentliche Hand kann das für Ihre ausgeschriebenen und vergebenen Aufträge durchaus als Bedingung vorgeben. Bauunternehmen, die für öffentliche Auftraggeber arbeiten, sollten also tunlichst – falls noch nicht geschehen – ihre Ausgangsrechnungen auf das neue digitale Format bringen (beispielsweise direkt aus der BRZ-Bausoftware via Crossinx-Schnittstelle). Alle anderen, die nicht für die öffentliche Hand arbeiten, müssen nichts machen. Doch warum eigentlich noch warten? Die E-Rechnung bietet Bauunternehmern oder Handwerkern eine ganze Reihe von Vorteilen, wie sie ihre Prozesse optimieren und vereinfachen – und dabei bares Geld sparen.
E-Rechnung: So geht es
Die elektronische Rechnung kann ganz einfach online etwa als E-Mail, DE-Mail oder E-Postbrief übertragen und ohne Medienbruch im Rechnungs-Workflow bearbeitet werden. Sie können vor allem beim Druck, dem Versand und Porto sowie dem dafür anfallenden Arbeitsaufwand beachtlich sparen.
Mit der digitalen Lösung können Sie den gesamten Prozess der Rechnungsverarbeitung deutlich beschleunigen und auch vereinfachen. So erfolgen Freigaben und Zuordnungen beim Rechnungseingang nachvollziehbar transparent – wodurch Sie sowohl Zeit als auch Geld sparen, Stichwort Skonto. Beim Rechnungsausgang fallen zudem keine Kosten mehr für Druck, Papier und Versand an. Das ermöglicht eine schnellere Bearbeitung beim Auftraggeber und hat den positiven Effekt, dass Rechnungen schneller bezahlt werden und Sie schneller Ihr Geld bekommen.
Auch bei der Steuer gibt es keinerlei Nachteile, denn bereits seit 2011 sind elektronische und Papierrechnungen rechtlich gleichgestellt. Sie müssen lediglich darauf achten, dem von den Ämtern geforderten Standard zu entsprechen. Um die Vorteile der automatisierten Verarbeitung voll ausschöpfen zu können, ist eine Umsetzung als strukturierte Daten (z.B. XRechnung, EDI, XML) oder kombinierte Daten (z.B. ZUGFeRD als Kombination unstrukturierter PDF- und strukturierter XML-Daten) sinnvoll. Eine Bilddatei oder nur eine Worddatei oder ein PDF ohne strukturierte Daten gilt dagegen nicht als Rechnung.
GoBD beachten
Wenn Sie nun die E-Rechnung nutzen, müssen Sie dann Ihre Daten so organisieren, wie es nach GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) vorgeschrieben ist? Die Anforderungen dafür besagen unter anderem, dass Rechnungsdateien nur im Originalformat aufbewahrt werden dürfen sowie archivierte Daten und Belege unveränderlich sein müssen. So bedeutet die alleinige Verwendung elektronischer Rechnungsformate also noch keine Datenorganisation gemäß GoBD. Zudem sind hierfür geeignete Dokumentenmanagement-Systeme unbedingt empfehlenswert.
Obwohl es natürlich bei der Umstellung auf das elektronische Format zu einem gewissen Aufwand kommt, erleichtert Ihnen die E-Rechnung nicht nur die tagtägliche Arbeit und optimiert Ihre Prozesse. Sie bietet zudem auch gute Voraussetzungen für mehr Transparenz und Durchgängigkeit in Abläufen und ist somit ein weiterer Baustein in puncto Digitalisierung.
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