Meldepflichten und deren Kontrollen im Baugewerbe

Meldepflichten und deren Kontrollen im Baugewerbe

Von Meldepflichten im Baugewerbe und deren Kontrollen ist häufig die Rede. Was genau dahintersteckt und welche Konsequenzen im Ernstfall zu erwarten sind, ist dennoch nicht allen, die es im Zweifel betrifft, bewusst. Doch wie in vielen Bereichen gilt auch hier: Unwissenheit schützt nicht vor Strafe.

Geregelt: Melde- und Aufzeichnungspflichten

Eine ganze Reihe von Gesetzen und Vorschriften regeln die Melde- und Aufzeichnungspflichten im Baugewerbe:

  • Sozialgesetzbuch (SGB IV)
  • Arbeitszeitgesetz (ArbZG)
  • Tarifvertrag zur Regelung der Mindestlöhne im Baugewerbe (TV Mindestlohn)
  • Arbeitnehmer-Entsendegesetz (AEntG)
  • Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (SchwarzArbG)
  • Mindestlohngesetz (MiLoG)

Die Kontrolle, ob die Vorschriften eingehalten werden, obliegt den Zollbehörden. Die Kontrollen werden in der Regel nicht vorher angekündigt und finden direkt im Unternehmen und auf der Baustelle statt. Die Prüfbehörde hat das Recht, die Unterlagen am Ort der Beschäftigung, bei Bauleistungen auch auf der Baustelle einzusehen!

Wichtig: die Sofortmeldung

Seit dem 01.01.2009 haben alle Arbeitgeber im Baugewerbe für alle Mitarbeiter spätestens bei Beschäftigungsbeginn eine Sofortmeldung abzugeben. Die Abgabe der Meldung erfolgt durch den Arbeitgeber mittels seines Abrechnungsprogramms oder durch einen von ihm beauftragten Steuerberater oder ein Service-Rechenzentrum mittels Datenübertragung.

Die Pflicht zur Abgabe einer Sofortmeldung ist in § 28a Abs. 4 SGB IV in Verbindung mit § 7 DEÜV geregelt.

Die Sofortmeldung ist in das bestehende DEÜV-Meldeverfahren integriert. Hierfür wurde ein neuer Meldegrund „20“ (Sofortmeldung) eingeführt. Anders als die übrigen Meldungen wird die Sofortmeldung unmittelbar an die Datenstelle der Träger der Rentenversicherung (DSRV) übermittelt.

Die Sofortmeldung kann wie alle anderen Meldungen zur Sozialversicherung ggf. auch aus den Entgeltabrechnungsprogrammen abgegeben werden.

Zudem besteht die Möglichkeit, die Sofortmeldung über die Ausfüllhilfe „sv.net“ abzugeben. Diese Ausfüllhilfe kann Tag und Nacht kostenlos genutzt werden und ist im Internet abrufbar: www.itsg.de

Sofern man nicht über sein Lohnprogramm die Sofortmeldung erstellen kann, ist die Meldung über sv.net durchzuführen. Dieser Weg muss auch gewählt werden für den Fall, dass ein neuer Mitarbeiter direkt „auf der Baustelle“ von einem Vorgesetzten neu eingestellt wird und die Personalsachbearbeitung von dieser „Neueinstellung“ erst durch Abgabe des Stundenzettels erfährt.

WICHTIG: 
Die Sofortmeldung ist immer vor Beschäftigungsaufnahme zu erstellen.

Folgende Angaben müssen übermittelt werden:

  • Familien- und Vornamen des Beschäftigten
  • Versicherungsnummer des Beschäftigten
  • Betriebsnummer des Arbeitgebers
  • Tag der Beschäftigungsaufnahme

Hinweis zur Versicherungsnummer:
Ist die Versicherungsnummer nicht bekannt, so sind stattdessen Geburtstag und -ort sowie Anschrift des Beschäftigten anzugeben.

Kontrollen:

Die Behörden der Zollverwaltung prüfen nach § 2 Abs. 1 SchwarzArbG  auch, ob der Arbeitgeber die Sofortmeldung erstellt hat.

Verstößt ein Arbeitgeber vorsätzlich oder leichtfertig gegen die Pflicht zur Sofortmeldung, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor. Es kann ein Bußgeld bis zu 25.000 Euro verhängt werden (§ 111 Abs. 1 Nr. 2, Abs. 4 SGB IV).

Achtung: 
Ein Ersatz der Sofortmeldung durch eine schriftliche Anzeige per Brief, 
Telefax oder E-Mail ist nicht zulässig.

Für den Fall, dass die Beschäftigung tatsächlich nicht aufgenommen wird, ist die bereits abgegebene Sofortmeldung wieder zu stornieren. Darüber hinaus ist eine Meldung auch unverzüglich zu korrigieren, wenn eine der Angaben fehlerhaft gewesen ist.

Achtung: 
Die Sofortmeldung ersetzt nicht die reguläre „Anmeldung mit Grund“. 
Diese muss der Arbeitgeber spätestens sechs Wochen nach Beginn der 
Beschäftigung (zusätzlich) erstellen.

Aufzeichnungspflicht der Arbeitszeit

Arbeitgeber im Baugewerbe sind nach § 19 Abs. 1 AEntG sowie nach § 17 Abs. 1 Mindestlohngesetz (MiLoG) verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit der Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen und diese Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.

Eine Aufzeichnungspflicht bezüglich der Lage und Dauer der Pausen besteht nicht; es muss einem Prüfer aber möglich sein, die tatsächliche Arbeitszeit ohne Pausen zu ermitteln. Es ist somit nicht ausreichend, wenn täglich nur die Arbeitszeit (Gesamtdauer) festgehalten wird. Für die Aufzeichnung der Arbeitszeit ist es mindestens erforderlich, die Uhrzeiten für Beginn und Ende zu vermerken.

Achtung: 
Bei fehlerhafter oder nicht vollständiger Aufzeichnung drohen 
empfindliche Geldbußen.

Mein Tipp: Vermerken Sie auf Ihren Arbeitszeitnachweisen neben Beginn und Ende der Arbeitszeit auch die Dauer der Pause. Beachten Sie bitte auch, dass Sie die Stundenaufzeichnungen ggf. getrennt nach neue Bundesländer/alte Bundesländer vermerken müssen.

Art und Weise der Aufzeichnung

Meldepflichten-Aufzeichnungspflichten

Eine vorgeschriebene Form für die Aufzeichnung der Arbeitszeit gibt es nicht. Sie können die Arbeitszeiten handschriftlich oder elektronisch im PC/Laptop dokumentieren. Auch ein Arbeitszeiterfassungssystem ist statthaft. Sollten Sie kein elektronisches Erfassungssystem einsetzen, rate ich immer, sich die Stundenzettel unterschreiben zu lassen! Der Gesetzgeber schreibt dies zwar nicht vor, aber es erspart Ihnen ggf. Ärger.

Womit müssen Sie bei einem Verstoß gegen diese Vorschrift rechnen?

Ein Verstoß gegen die Aufzeichnungspflicht kann eine Ordnungswidrigkeit darstellen.  Nach § 23 Abs. 3 kann dann ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro verhängt werden.

Achtung: 
Ab einer Geldbuße von 2.500 Euro kann ein Betrieb von der 
Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren ausgeschlossen 
werden.

Unterrichtung und Zusammenarbeit von Behörden

Die Behörden der Zollverwaltung unterrichten die jeweils zuständigen Stellen, wenn sich bei der Kontrolle Anhaltspunkte für Verstöße finden. Zum Beispiel bei Verstößen gegen:

  1. das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz,
  2. das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz,
  3. Bestimmungen des Vierten und Siebten Buches Sozialgesetzbuch zur Zahlung
    von Beiträgen,
  4. die Steuergesetze,
  5. das Aufenthaltsgesetz,
  6. die Mitwirkungspflicht nach § 60 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und 2 des Ersten Buches
    Sozialgesetzbuch oder die Meldepflicht nach § 8a des Asylbewerberleistungs-
    gesetzes,
  7. die Handwerks- oder Gewerbeordnung,
    7a. das Güterkraftverkehrsgesetz,
  8. sonstige Strafgesetze,
  9. das Arbeitnehmer-Entsendegesetz oder
  10. das Mindestlohngesetz.

Achtung, Mindestlohn:

Im Zusammenhang mit diesen Aufzeichnungspflichten verweise ich noch auf die ergänzenden Dokumentationspflichten nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG) ab 01.01.2015.

Um die Zahlung des allgemeinen gesetzlichen Mindestlohns von zurzeit 8,50 Euro überprüfen zu können, schreibt das Mindestlohngesetz in § 17 Abs. 1 weitere Aufzeichnungspflichten für den Arbeitgeber vor. Beachten Sie aber, dass im Bauhauptgewerbe höhere Mindestlöhne von zurzeit 11,15 Euro (10,75 Euro im Gebiet der Länder Brandenburg, Mecklenburg-Vorpommern, Sachsen, Sachsen-Anhalt und Thüringen) gelten. Nunmehr gelten die Vorschriften des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes bzgl. der Aufzeichnungspflichten auch für alle kaufmännischen und technischen Angestellten des Baugewerbes, sowohl Voll- wie auch Teilzeit. Außerdem gilt es auch für alle geringfügig Beschäftigten sowie die gew. Mitarbeiter, die vom tariflichen Mindestlohn ausgenommen sind (z. B. Bullifahrer).

Diese Pflicht zur Aufzeichnung von Beginn und Ende (Pause) der Arbeitszeit war bis zum 31.07.2015 durch Rechtsverordnung dahin gehend eingeschränkt, dass dies nur für Mitarbeiter mit einem regelmäßigen Monatslohn von bis zu 2.958 Euro gegolten hat.

Achtung / NEU ab 1.8.2015:
Zum 01.08.2015 ist durch die Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung (MiLoDokV) 
die o. g. Grenze von 2.958 Euro auf 2.000 Euro gesenkt worden wenn der Arbeitgeber 
dieses verstetigte regelmäßige Monatseinkommen für die letzten vollen zwölf Monate 
nachweislich gezahlt hat.
Die Aufzeichnungspflicht für im Betrieb des Arbeitgebers arbeitende Ehegatten, 
eingetragende Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers entfällt.

Aufzeichnungspflicht bei mehr als acht Stunden werktäglicher Arbeitszeit

Durch die öffentliche Diskussion und auch die letzte Änderung in der Mindestlohndokumentationspflichtenverordnung wird leider oft übersehen, dass die Verpflichtung zur Dokumentation von Arbeitszeiten schon an anderer Stelle im Gesetz geregelt ist. Nach § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Dies gilt für alle Branchen unabhängig davon, ob Baugewerbe oder nicht. Alle Arbeitgeber sind danach verpflichtet, eine Dokumentation aller Mehrarbeitsstunden aller Mitarbeiter zu führen.

Wer übernimmt die Aufzeichnung?

Zu allen vorgenannten Punkten kann der Arbeitgeber entscheiden, dass er die Aufzeichnungspflicht an seine Arbeitnehmer überträgt.

Insolvenzschutz für Arbeitszeitkonten

Nach den Regelungen der Arbeitszeitflexibilisierung im § 3 Nr. 1.4 BRTV besteht die Möglichkeit für den Arbeitgeber, seinen Arbeitnehmern unabhängig von der tatsächlichen Zahl der in dem jeweiligen Kalendermonat geleisteten und lohnzahlungspflichtigen Arbeitsstunden einen verstetigten Monatslohn auszuzahlen.

Die Absicherung so angesparter Wertguthaben durch geleistete Überstunden im Rahmen der großen Arbeitszeitflexibilisierung spielt in den Baubetrieben eine immer stärkere Rolle. Bis zu 150 Stunden können angespart werden. Der BRTV ist für allgemeinverbindlich erklärt worden und regelt somit branchenweit verbindlich für gewerbliche Arbeitnehmer die Arbeitszeitflexibilisierung, während diese für Angestellte durch den Rahmentarifvertrag (§ 3 Nr. 1.31 RTV) vorgegeben wird.

Achtung: Hinweis zu Prüfungen 
Soweit eine Arbeitszeitflexibilisierung erfolgt ist, ist dem Zoll 
und den Bezirks- oder Landesorganisationen der Tarifvertragsparteien 
gegenüber die Absicherung des Ausgleichskontos nachzuweisen.

Weitere Informationen erhalten Sie in meinem Blogbeitrag zur Arbeitszeitflexibilisierung.

Wenn Sie grundsätzlich Fragen zu den Meldepflichten haben, schreiben Sie mir. Parallel darf ich Sie auch auf das BRZ-Web-Seminarangebot zu diesem Thema aufmerksam machen.

Ihr Lutz Dannemann

 

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3 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort

  • Auslandische Arbeitgeber mussen die sogenannten flankierenden Ma?nahmen berucksichtigen und dabei insbesondere auf die Einhaltung der minimalen schweizerischen Lohn- und Arbeitsbedingungen achten. Die minimalen Lohn- und Arbeitsbedingungen finden sich vornehmlich in allgemein verbindlich erklarten Gesamtarbeitsvertragen (in Deutschland hei?en die Gesamtarbeitsvertrage Tarifvertrage) und betreffen in der Praxis im Wesentlichen den Mindestlohn und die Arbeitszeitvorschriften. Viele Vorschriften sind kantonal.

    Antworten
  • Sehr geehrter Herr Dannemann,

    wir sind als freiberufliche Bauleitung für einen Generalunternehmer tätig. Dieser bat uns darum, die Mitarbeiter seiner Subunternehmer im Zuge der Bauleitung anzuhalten, uns die Mindestlohnbescheinigung bzw. entsprechende Nachweise zu zeigen, um zu vermeiden, dass eventuelle Vergehen, bei Feststellung durch den Zoll, auf den GU zurückfallen. Da wir das bisher noch nie machen mußten, fehlen uns Informationen zum Wie etc.. Da diese Dinge ansonsten durch den Zoll kontrolliert werden, bin ich nicht sicher, ob die Handwerker uns diese Informationen überhaupt zeigen (müßten) und wie man eine solche Kontrolle durchführt bzw. was genau man dabei gezeigt bekommen sollte.

    Über Informationen hierzu wäre ich Ihnen sehr verbunden.

    Beste Grüße,
    Stefan Prickner,
    Dipl.-Ing. Architekt

    Antworten
    • Sehr geehrter Herr Prickner,

      eine rechtsverbindliche Auskunft kann ihnen nur der Zoll geben. Der Zoll informiert Sie über benötigte Dokumente und welche Freistellung er anerkennt.

      Im Folgenden eine Zusammenstellung weiterer Informationen und Quellen zum Thema Mindestlohn.

      A) Generalunternehmerhaftung: Betriebe haften auch für Subunternehmer. Ein Unternehmer, der einen anderen Unternehmer mit der Erbringung von Werk- oder Dienstleistungen beauftragt, haftet verschuldensunabhängig dafür, dass
      • der von ihm beauftragte Unternehmer,
      • dessen beauftragter Nachunternehmer,
      • ein von diesem Unternehmer oder Nachunternehmer beauftragter Verleiher
      den gesetzlichen Mindestlohn zahlt.
      Quelle: https://www.deutsche-handwerks-zeitung.de/mindestlohn-das-muessen-siewissen/150/11266/256472

      B) Über eine Bestätigung der SOKA könnte man indirekt die Zahlung des Mindestlohnes herleiten oder über Kopien der Abrechnung:

      Bauhauptgewerbe:
      Hier werden der SOKA mtl. die Stunden und das ZVK-Brutto gemeldet. Hieraus kann die SOKA den durchschnittlichen Stundenlohn ermitteln. Sollte dieser unter dem Baumindestlohn liegen wird eine Korrektur seitens der SOKA gefordert. Der ZVK-Bruttolohn ist Basis für den ZVK-Beitrag den das Bauunternehmen zu leisten hat. Die ZVK stellt eine Bestätigung über die ordnungsmäßige Zahlung des Beitrages aus.

      Baunebengewerke:
      Ggf. Bescheinigungen der zuständigen SOKA (Dachdecker, Maler, etc.)

      Andere Gewerke:
      Kopien der Abrechnung und Kontrolle, ob ein vorhandener gültige tarifliche Mindestlohn mindestens aber der gesetzliche Mindestlohn eingehalten wurde.
      http://www.mindest-lohn.org/hoehe.html
      https://www.bmas.de/SharedDocs/Downloads/DE/pr-mindestloehne-aentg-uebersicht.pdf?__blob=publicationFile

      C) Beispiel für Freistellungsbescheinigungen einer Firma aus dem Internet:
      https://estrichbau-orbanz.de/freistellungsbescheinigung?view=213

      Mit freundlichen Grüßen

      Dipl.-Kfm. (FH) Lutz Dannemann

      Antworten

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