Wichtig für Ihre Unternehmenssteuerung

Die fortschreitende Digitalisierung greift in immer mehr Geschäftsprozesse ein und vergrößert damit gleichzeitig die Notwendigkeit nach einem übergreifend aufgestellten Steuerungsprozess. Die selbstverständliche Basis dafür ist das Zahlenwerk des Unternehmens.

Natürlich liefern die Finanzbuchhaltung und das interne Rechnungswesen dem Unternehmer eine Momentaufnahme seines Vermögensstatus. Aber: Zahlreiche Unternehmer kämpfen mangels betriebswirtschaftlicher Vorbildung damit, die vorliegenden Zahlen richtig zu interpretieren oder aber die verfügbaren Informationspotentiale auszuschöpfen.

Beispiel:
Ein Unternehmen U bucht zeitnah alle Ein- und Ausgangsrechnungen. Zudem erstellt es regelmäßig eine OP-Liste (Offene Posten). Der Bankier des Unternehmens fordert eine Liquiditätsplanung auf Wochenbasis. Der Unternehmer U beauftragt einen Mitarbeiter, die Daten in mühevoller Kleinarbeit auszuschreiben bzw. zu ermitteln.

Merke: Verzichten Sie auf überflüssige manuelle Arbeiten!

In unserem Beispiel wird der Unternehmer U sicherlich zeitnah eine Information erhalten. Aber:

1. Eine manuelle Erstellung von Listen birgt ein hohes Fehlerpotential.
2. Es fehlt die Wiederholbarkeit (in einem wirtschaftlich vernünftigen Rahmen).
3. Es gibt mittlerweile bei fast jeder Software die Möglichkeit, einen Datenexport im sog. CSV-Verfahren durchzuführen. Sollte Ihr Softwarehaus Ihnen mitteilen, dass Ihre Daten nicht mittels Excel abgefragt oder ausgewertet werden können, so verlangen Sie ggf. die Erstellung der GoBD-Daten für den Z3-Export. Diese Daten muss Ihre Finanzbuchhaltung liefern können. Sie erhalten dann XML-basierte Informationen, die in Excel ausgewertet werden können (oder auch in Access). Achten Sie bei der Datenbeschaffung darauf, Daten aus den “richtigen” Quellen zu beziehen.

So hätte unser Unternehmer U die Zahlungsziele im Kalenderwochenformat ausweisen und dann mittels geeigneter Tabellenkalkulationsfunktionen die wöchentlichen Zahlungsströme ermitteln können. Manchmal genügt auch der Anruf beim Softwarehaus, um zu erfahren, dass es eine entsprechende Funktion in der Firmensoftware (ERP) gibt.

Merke: Ermitteln Sie den Ist-Zustand!

Generell bereitet die Erfassungsseite bei den meisten Unternehmen keine Probleme. Im Gegenteil: Häufig sind sogar regelrechte Zahlenfriedhöfe vorhanden. Viel wichtiger ist es, die Daten sinnvoll zu strukturieren und eine valide Ausgangsposition zu ermitteln.

Merke: Ein erster Fahrplan erhält die Stationen Nützlichkeit, 
Konsistenz und Verbindlichkeit!

1. Sammeln Sie alle Reports und bewerten

Sie diese nach Ihrer Nützlichkeit!

Ein Muss sind:

• Summen- und Saldenliste (mit aktuellen EB-Werten)
• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)
• OP-Listen (Diese geben u. a. einen Überblick, mit welcher Qualität Ihre Buchhaltung arbeitet.)
• Debitoren- und Kreditorensaldenlisten
• Listen zum Auftragsbestandstand
• Listen zur Liquidität
• Report zur Ermittlung/Bewertung der unfertigen Leistungen

2. Prüfen Sie die Zahlen auf ihre Konsistenz!

• Wenn Informationen fehlen, fordern Sie diese an und werten Sie sie auch aus.
• Die Zahlen im externen und internen Rechnungswesen müssen ebenso wie die Kalkulation miteinander vernetzt sein. Überleitungsrechnungen zwischen den Rechenwerken sind ein Muss!

3. Verlangen Sie Verbindlichkeit!

• Definieren Sie zentrale Reports und legen Sie die Zeitpunkte fest, zu denen Sie diese Reports erhalten wollen

Merke:
Mittels der monatlichen Summen- und Saldenliste können die unfertigen 
Leistungen verprobt und generell Vermögens- und Schuldenveränderungen 
positionsweise analysiert und damit auch Zusammenhänge deutlich 
gemacht werden. Ohne Summen- und Saldenliste auf monatlicher Basis ist jeder 
andere Report, z. B. die BWA, im Unternehmen nahezu wertlos.

Schnell wird der Ruf nach einer neuen Software bzw. nach Softwareergänzungen laut, wenn wesentliche Informationen vermisst werden. Allerdings sollte vor jeder Neuanschaffung zunächst einmal Klarheit darüber herrschen, in welcher Aufbereitung Sie die notwendigen Daten benötigen. Nutzen Sie dazu vorhandene Tools wie z. B. Excel oder Access, deren Leistungsspektrum wesentlich breiter ist, als viele Unternehmen es nutzen. Erstellen Sie auch für kleinere „Add-Ons“ eines Softwareherstellers Pflichtenhefte. Das erspart beiden Seiten – dem Softwarehaus und Ihnen als Kunden – Ärger über Zeit- und Geldverlust.

Merke: Eine solide Unternehmenssteuerung funktioniert nur auf der Basis 
eines verlässlichen Ist-Standes!

Sie wissen nicht, ob Ihre Zahlen belastbar sind oder wie Sie bzw. Ihre Mitarbeiter sich gängige Werkzeuge wie Excel und Access zunutze machen? Sprechen Sie uns an und wir zeigen Ihnen, wie es funktioniert bzw. wir erstellen diese Tools für Sie; bei Bedarf übernehmen wir sogar das monatliche Reporting zu den Banken oder beraten Sie ggf. über ein Outsourcing Ihrer Buchhaltung, falls es hier an der erforderlichen Qualität mangelt.

Vielleicht haben Sie aber auch einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin, die das notwendige Rüstzeug gerne erlernen möchte? Dann wäre eine Weiterbildung sicherlich interessant. Angebote finden Sie bei BWI-Bau  und BRZ.