Kalkulation und Baubetriebsrechnung erfolgreich abstimmen

Eine kostenbasierte Kalkulation ist entscheidend für den Erfolg jedes Bauprojekts. Genauso wichtig ist jedoch die begleitende Baubetriebsrechnung, in die die Kalkulationen eingebunden werden müssen. Erst wenn beide Systeme sinnvoll miteinander verknüpft sind, entsteht ein belastbares Steuerungsinstrument. In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Bauunternehmen Kalkulation und Baubetriebsrechnung optimal aufeinander abstimmen.

Inhaltsverzeichnis

Warum die Abstimmung so wichtig ist

Kostenbasierte Preisermittlung (Kalkulation)

So bleibt die Kalkulation unabhängig von subjektiven Preiszielen

Gliederung der Kosten: EKT, BGK und AGK

Kostenarten in der Kalkulation

Vertragskalkulation: Grundlage für Nachträge

Arbeitskalkulation: Von der Planung zur Prognose

Kostenverursachungsprinzip: Richtig buchen spart Fehler

Harmonisierte Kostenartenstruktur

Fazit

FAQ

Tipp

Warum die Abstimmung so wichtig ist

Eine kostenbasierte Kalkulation ist die Grundlage jedes erfolgreichen Bauprojekts. Mindestens ebenso wichtig ist jedoch die begleitende Baubetriebsrechnung, die alle laufenden Kosten erfasst und strukturiert. Erst wenn beide Systeme sinnvoll miteinander verbunden sind, lassen sich Soll- und Ist-Werte vergleichen, Abweichungen rechtzeitig erkennen und Maßnahmen gezielt einleiten. So entsteht ein belastbares Steuerungsinstrument für Bauunternehmer.

Kostenbasierte Preisermittlung (Kalkulation)

Die Angebotskalkulation vor der Auftragserteilung ist mehr als ein Preisvorschlag: Sie ist eine objektive Kostenermittlung mit anschließender Preisbildung. Das bedeutet:

• Statt reine Marktpreise einzusetzen, werden die voraussichtlichen Herstellkosten anhand des Leistungsverzeichnisses (LV), Ausschreibungsunterlagen und Rückfragen exakt berechnet.
• Erst danach werden die Kosten zu einem Angebotspreis überführt.
  
  

So bleibt die Kalkulation unabhängig von subjektiven Preiszielen

Wird der Angebotspreis dauerhaft unter den Herstellkosten angesetzt, führt dies zwangsläufig zu negativen Deckungsbeiträgen. Das kann in Ausnahmefällen (z. B. für einen strategisch wichtigen Auftrag) akzeptabel sein, sollte aber bewusst entschieden und klar dokumentiert werden.

Der Preisspielraum ergibt sich nur aus:

• den Allgemeinen Geschäftskosten (AGK), die gedeckt werden müssen, und
• einem Zuschlag für den Gewinn (G).

Gliederung der Kosten: EKT, BGK und AGK

Um die einzelnen Positionen im LV richtig zu kalkulieren, unterscheidet man drei zentrale Kostenarten:

1. Einzelkosten der Teilleistungen (EKT)
   Kosten, die einer bestimmten Teilleistung direkt zugerechnet werden können – etwa Löhne für eine konkrete Arbeit, Material für eine bestimmte Position oder ein Mietgerät für einen klar abgegrenzten Zeitraum.
2. Baustellengemeinkosten (BGK)
   Kosten, die zwar eindeutig zur Baustelle gehören, aber nicht direkt einer einzelnen Teilleistung zugeordnet werden können. Beispiele: Einrichtung der Baustelle, Baustrom, Baucontainer, Maschinen oder auch ein Bauleiter, der für das gesamte Projekt arbeitet.
3. Allgemeine Geschäftskosten (AGK)
   Kosten, die nicht einem einzelnen Projekt zugerechnet werden können, sondern im gesamten Unternehmen anfallen: Verwaltung, Geschäftsführung, IT, Büro, Fahrzeuge des Innendienstes. Diese werden anteilig auf alle Projekte verteilt.
   
   

Kostenarten in der Kalkulation

• Lohn- und Gehaltskosten (inkl. Zuschläge, Sozialabgaben),
• Materialkosten (Baustoffe, Bauteile, Hilfsmittel),
• Gerätekosten (Abschreibung, Miete, Betriebskosten),
• Nachunternehmerkosten (Fremdleistungen Dritter),
• Sonstige Kosten (z. B. Transport, Versicherung, Gebühren).

Diese Differenzierung ist wichtig, weil BGK, AGK und Gewinn über Zuschläge verteilt werden müssen. Je feiner die Einzelkosten gegliedert sind, desto gezielter kann die Zuschlagsverteilung erfolgen – und desto realistischer die Kalkulation.

Vertragskalkulation: Grundlage für Nachträge

Bei größeren Aufträgen oder solchen mit erkennbarem Nachtragspotenzial empfiehlt es sich, eine Vertragskalkulation anzulegen. Sie bildet die vertraglich vereinbarte Ist-Situation ab und dokumentiert Abweichungen gegenüber der Angebotskalkulation.

Das ist entscheidend für Nachträge: Der Auftraggeber verlangt oft eine nachvollziehbare Herleitung, warum Mehrkosten entstehen. Nur eine detaillierte Vertragskalkulation liefert dafür die notwendige Grundlage.

Arbeitskalkulation: Von der Planung zur Prognose

Nach Auftragserteilung beginnt die detaillierte Arbeitsvorbereitung. Materialpreise, Nachunternehmerangebote und Abläufe werden konkretisiert. Daraus entsteht die Arbeitskalkulation, die den Charakter einer Plankostenrechnung hat.

Sie definiert Zielkosten (z. B. Vergabegrenzwerte) und bildet die Grundlage für eine laufende Prognoserechnung:

• Welche Kosten sind realistisch zu erwarten?
• Welches Ergebnis steht am Ende des Projekts?

Die Arbeitskalkulation ist damit ein zentrales Instrument, um wirtschaftlich zu steuern.

Kostenverursachungsprinzip: Richtig buchen spart Fehler

Alle Baustellenkosten müssen dem richtigen Projekt zugeordnet werden.

• BGK sollten möglichst direkt auf der Baustelle gebucht werden, um die Ergebnisse einzelner Projekte nicht zu verfälschen.
• AGK hingegen werden sinnvollerweise über Zuschläge verteilt, da sie keinem Projekt direkt zugeordnet werden können.

So werden Projekte vergleichbar und Fehlinterpretationen bei Sparten- oder Bereichsauswertungen vermieden.

Harmonisierte Kostenartenstruktur

Damit Kalkulation und Baubetriebsrechnung dieselbe Sprache sprechen, ist eine harmonisierte Kostenartenstruktur erforderlich.

• Kalkulation/Arbeitskalkulation (technische Sicht) und Buchhaltung/Baubetriebsrechnung (kaufmännische Sicht) müssen einander zugeordnet werden.
• In der Praxis bedeutet das: Mehrere technische Kostenarten laufen häufig auf eine kaufmännische Kostenart (n:1-Verhältnis).

Nur so sind aussagekräftige Soll-/Ist-Vergleiche möglich. Unternehmen sollten dies in einer interdisziplinären Arbeitsgruppe abstimmen und verbindlich festlegen.

Fazit

Erst die Verknüpfung von Kalkulation und Baubetriebsrechnung schafft Transparenz und Steuerungsfähigkeit. Wer Einzelkosten klar definiert, BGK und AGK sauber abgrenzt und die Kostenartenstrukturen harmonisiert, erkennt Abweichungen rechtzeitig und kann Projekte zuverlässig zum Erfolg führen.

FAQ

Was ist der Unterschied zwischen Kalkulation und Baubetriebsrechnung?

Die Kalkulation ermittelt die voraussichtlichen Kosten und Preise vor Auftragserteilung, die Baubetriebsrechnung dokumentiert die tatsächlich entstandenen Kosten während des Projekts.

Warum sind BGK und AGK wichtig?

BGK fallen direkt für die Baustelle an, AGK betreffen das gesamte Unternehmen. Nur durch ihre richtige Abgrenzung werden Projektergebnisse vergleichbar.

Was bringt eine Vertragskalkulation?

Sie bildet die vertragliche Ausgangslage nach Auftragserteilung ab und ist die Grundlage, um Nachträge sauber zu begründen.

Welche Rolle spielt die Arbeitskalkulation?

Sie konkretisiert die Angebots- und Vertragskalkulation, setzt Zielkosten und dient als Prognoseinstrument bis zum Bauende.

Wie können Unternehmen Kalkulation und Rechnungswesen harmonisieren?

Durch eine abgestimmte Kostenartenstruktur und feste Zuordnungsregeln. So wird ein echter Soll-/Ist-Vergleich möglich.

Tipp:

Vertiefen Sie Ihr Wissen und entdecken Sie praxisnahe Lösungen, die Ihren Baubetrieb weiterbringen. In den folgenden Empfehlungen finden Sie nützliche Inhalte und Materialien für Ihren Erfolg.

Quellen:

Hauptverband der Deutschen Bauindustrie / Zentralverband des Deutschen Baugewerbes: KLR Bau – Kosten-, Leistungs- und Ergebnisrechnung der Bauunternehmen, 8. Auflage, 2016.
DIN 276 „Kosten im Bauwesen“ (aktuelle Fassung: 2018-12), Deutsches Institut für Normung.
VOB 2019, Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat (BMI).