Dokumente im Baubetrieb richtig aufbewahren: Fristen & Tipps

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über mehrere Jahre aufzubewahren. Besonders im Baugewerbe ist eine geordnete Dokumentenorganisation wichtig, um rechtliche Vorgaben einzuhalten und bei Prüfungen vorbereitet zu sein. Dieser Beitrag erklärt, welche Fristen gelten, wann sie beginnen und wie Sie Unterlagen sicher und GoBD-konform archivieren.

Inhaltsverzeichnis

Rechtsgrundlage: AO und HGB

Übliche Aufbewahrungsfristen

Sonderfristen: Mindestlohn & Gewährleistung

Beginn der Fristen

Richtiges Archivieren: Papier vs. digital

GoBD: Mobil scannen & digital aufbewahren

Private Dokumente: Was bleibt länger?

Fazit: Ordnung schützt und entlastet

Tipp

Rechtsgrundlage: AO und HGB

Die Abgabenordnung (AO) regelt die Aufbewahrungspflichten für steuerlich relevante Dokumente. Im Handelsgesetzbuch (HGB) finden Kaufleute ergänzende Bestimmungen. In der Praxis gelten häufig die steuerrechtlichen Vorgaben, da sie in Finanzprüfungen relevant sind.

Übliche Aufbewahrungsfristen

10 Jahre Frist:

• Eingangs- und Ausgangsrechnungen
• Buchungsbelege
• Kontoauszüge
• Auftragsbestätigungen
• Lieferscheine
• Kassenbücher
• Kalkulationen
• Inventare
• Darlehensunterlagen
• Jahresabschlüsse
• Handelsbücher

6 Jahre Frist:

• Geschäftsbriefe
• Lohnkonten
• Auftragsbücher
• Angebote mit Aufträgen
• Versicherungsschreiben

Sonderfristen: Mindestlohn & Gewährleistung

2 Jahre
Arbeitszeitaufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz (MiLoG)

Gewährleistungsfristen
Für Bauleistungen, oft 5 Jahre oder länger – technische Bauakten sollten in diesen Fällen entsprechend länger aufbewahrt werden

Beginn der Fristen

Aufbewahrungsfristen beginnen in der Regel mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen wurde.

Beispiel:
Wenn der Jahresabschluss für 2017 erst im Januar 2019 erstellt wird, beginnen die Fristen ab dem 01.01.2020. Die Dokumente sind dann bis z. B. 31.12.2029 aufzubewahren.

Richtiges Archivieren: Papier vs. digital

• Dokumente müssen über die gesamte Frist lesbar bleiben
• Eine geordnete Ablage ist verpflichtend
• Manche Unterlagen, z. B. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, müssen im Original aufbewahrt werden (§ 147 Abs. 2 AO)
• Digitalisierung hilft, Platz zu sparen und Zugriff zu erleichtern

GoBD: Mobil scannen & digital aufbewahren

Nach den GoBD (Stand 2019) ist es erlaubt, Dokumente mobil zu scannen – etwa mit dem Smartphone. Anschließend können Papierversionen unter bestimmten Voraussetzungen vernichtet werden, wenn:

• keine bildlichen oder inhaltlichen Änderungen vorgenommen werden
• die Konvertierung verlustfrei ist
• die Umwandlung dokumentiert und benannt wird
• die Finanzbehörde maschinellen Zugriff und Auswertung gewährleisten kann
• Originalpapier kann entfallen, sofern diese Kriterien erfüllt sind.
  
  

Private Dokumente: Was bleibt länger?

• 1 Leben lang: Urkunden (Geburt, Heirat, Zeugnisse), ärztliche Gutachten
• 5 Jahre: Rechnungsbelege mit 5-jähriger Gewährleistung
• 3 Jahre: Kontoauszüge, Quittungen
• 2 Jahre: Verträge, Garantieunterlagen, Arzt-/Anwaltsrechnungen
  
  

Auch private Dokumente sollten geordnet gespeichert und sensible Daten (z. B. Kontodaten) geschreddert werden, wenn sie entsorgt werden.

Fazit: Ordnung schützt und entlastet

Wer Dokumente systematisch archiviert – digital oder auf Papier – schützt sich vor Rückforderungen, Bußgeldern und Rechtsunsicherheit. SEO-Tipp: Für Bauunternehmen lohnt sich ein gutes Dokumentenmanagement-System (DMS), das GoBD-konform arbeitet, automatische Backup-Funktionen bietet und mobilen Zugriff erlaubt.

Tipp:

Vertiefen Sie Ihr Wissen und entdecken Sie praxisnahe Lösungen, die Ihren Baubetrieb weiterbringen. In den folgenden Empfehlungen finden Sie nützliche Inhalte und Materialien für Ihren Erfolg.