Dokumente im Baubetrieb richtig aufbewahren – Ordnung ist das halbe Leben

Jeder Gewerbetreibende ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Im Regelfall sind dabei Aufbewahrungsfristen von 6 oder 10 Jahren einzuhalten.

Aufbewahrungsfristen für Unternehmen

Die Aufbewahrungsfristen für Unternehmen richten sich vornehmlich nach zwei Rechtsgrundlagen, nach dem Handels- und dem Steuerrecht. Im Bereich des Steuerrechts sind die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO) enthalten, im Handelsgesetzbuch (HGB) sind entsprechende Vorschriften für Kaufleute geregelt. Die steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften stimmen dabei weitestgehend überein, wobei in der Praxis die steuerrechtlichen Regelungen bedeutend sind.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten im Regelfall für welche Dokumente?

10 Jahre

Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Buchungsbelege
Kontoauszüge
Auftragsbestätigungen
Lieferscheine
Kassenbücher
Kalkulationen
Inventare
Darlehensunterlagen
Handelsbücher und Aufzeichnungen
Eröffnungsbilanzen und Organisationsunterlagen
Inventare und Lagerberichte
Jahresabschlüsse

6 Jahre

Handels- und Geschäftsbriefe
Lohnkonten
Auftragsbücher
Angebote mit Auftragsfolgen
Versicherungsschreiben

Darüber hinaus existieren weitere Aufbewahrungsfristen aus sonstigen Rechtsgebieten, z.B. dem Sozialversicherungsrecht, dem Arbeitsrecht (u.a. dem Arbeitszeitgesetz) oder dem Produkthaftungsgesetz.

Insbesondere im Baugewerbe ist das Mindestlohngesetz (MiLoG) mit eigenen Aufbewahrungspflichten zu benennen:

2 Jahre

Arbeitszeiten der Mitarbeiter bei Mindestlohn

Zudem können zivil- bzw. vertragsrechtliche Ansprüche, z.B. für Gewährleistung oder Schadensersatz, spezifische Verjährungsfristen und somit auch individuelle Aufbewahrungsfristen, insbesondere der technischen Bauakten, nach sich ziehen, die bei Bedarf mit einem Rechtsanwalt abgestimmt werden sollten.

Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen?

Aufbewahrungsfristen aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften beginnen vereinfacht erklärt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vorgang komplett abgeschlossen, sozusagen die letzte Eintragung getätigt wurde.

Wenn beispielsweise der Jahresabschluss für 2017 im Januar 2019 erstellt wurde, dann beginnt die Aufbewahrungsfrist auch erst am 01.01.2020 und endet am 31. Dezember 2029. Alle Weiteren, für den Jahresabschluss 2017 relevanten Unterlagen, wie Ein- und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege, Kontounterlagen usw. unterliegen dann ebenfalls der Aufbewahrungsfrist bis 31. Dezember 2029.

Unmittelbar vernichtet sollten die Dokumente jedoch auch dann noch nicht. Denn unter gewissen Voraussetzungen, z.B. wenn noch kein bestandskräftiger Steuerbescheid vorliegt, die Festsetzungsverjährung noch nicht abgelaufen ist oder ein Steuerstrafverfahren eingeleitet wurde, können die Dokumente auch darüber hinaus noch aufzubewahren sein.

Wie bewahre ich die Dokumente richtig und sicher auf?

Der wichtigste Punkt ist hierbei, die Dokumente so aufzubewahren, dass die Inhalte während der kompletten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Der Gesetzgeber fordert zudem eine geordnete Aufbewahrung ein. Der einfachste Weg ist hierbei, die Dokumente digital zu archivieren. Bestimmte Unterlagen, wie Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen, sind nach § 147 Abs. 2 AO jedoch im Original aufzubewahren.

HINWEIS ZUR BRZ –LÖSUNG GoBD konformes aufbewahren

Neben dem herkömmlichen Scannen von Dokumenten ist es laut der neuen Fassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 11.07.2019 erlaubt, Dokumente auch mobil zu scannen. Das bedeutet, dass Sie wichtige Dokumente, die Sie lieber digital aufbewahren möchten, mit dem Smartphone abfotografieren können.

Auch bei Belegen von Dienstreisen im Ausland ist es erlaubt, diese mobil zu scannen.

Nach dem bildlichen Erfassen dürfen die entsprechenden Papierdokumente laut GoBD unter Einhaltung der entsprechenden Voraussetzungen auch vernichtet werden.

Wenn Sie die abfotografierten Dokumente in ein anderes Format konvertieren möchten, ist es nach der neuen GoBD auch mehr nicht zwingend notwendig, beide Versionen aufzubewahren. Dies ist der Fall, wenn:

Keine bildlichen oder inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden
Die Konvertierung der Dokumente verlustfrei ist
Die Konvertierung dokumentiert wird und das Dokument entsprechend benannt wird
Beim Konvertieren der Dokumente keine Informationen verloren gehen
Die Finanzbehörde ohne Probleme auf die Daten zugreifen und diese maschinell auswerten kann.

Über den Tellerrand geschaut: Welche privaten Dokumente müssen aufbewahrt werden und wie lange?

Mieter und Immobilieneigentümer sind verpflichtet Rechnungen für Arbeiten in Bezug zum Haus oder der Wohnung, zum Beispiel für Handwerker, Gartenbauer, usw. zwei Jahre lang aufzubewahren.

Rechnungen bzw. Belege, die im Rahmen der Einkommensteuer geltend gemacht werden, sind zumindest bis zum Steuerbescheid des Finanzamtes aufzubewahren, besser jedoch 4 Jahre darüber hinaus, falls das Finanzamt den Steuerbescheid innerhalb der Festsetzungsfrist z.B. aufgrund eines Rechenfehlers nochmals ändern sollte.

Unabhängig hiervon empfiehlt es sich, auch weitere private Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren:

Ein Leben Lang

Ärztliche Gutachten
Ausbildungsurkunden, Abschlusszeugnisse, Zertifikate
Geburtsurkunde, Taufschein, Heiratsurkunde

5 Jahre

Rechnungsbelege für Bauleistungen mit 5jähriger Gewährleistung

3 Jahre

Bankkontoauszüge
Kreditkartenabrechnungen
Barrechnungen mit quittiertem Zahlbetrag (z.B. Autoreparatur, Hotelübernachtung)

Für fast alle Kaufverträge bzw. Leistungen gilt eine dreijährige Verjährungsfrist ab dem Ende des Jahres, in dem der Kauf getätigt bzw. die Leistung erbracht wurde. Aus diesem Grund sollten Bankkontoauszüge oder Quittungen mindestens so lange aufbewahrt werden, um nachweisen zu können, dass die Zahlung auch tatsächlich geleistet wurde.

2 Jahre

Kaufverträge und Kassenbons
Rechnungen/ Garantieunterlagen
Rechnungen von Ärzten, Anwälten und Notaren

Besonders bei Rechnungen inklusive Garantie, lohnt es sich, diese zwei Jahre zu verwahren. Liegt kein Kaufnachweis vor, kann auch vom gesetzlichen Recht der Mängelgewährleistung kein Anspruch geltend gemacht werden.

Einige weitere Unterlagen sollten solange aufbewahrt werden, bis der Sachverhalt endgültig geklärt oder der sachliche Aufbewahrungsgrund entfallen ist, z.B.:

Unterlagen für die Rentenberechnung wie Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise sollten so lange aufbewahrt werden, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist.
Versicherungsscheine inkl. Antrag, Nachträge, Bedingungsanpassungen und Mitteilungen des Versicherers während der Laufzeit des Versicherungsvertrages.
Kaufnachweise für Inventar und Wertgegenstände als Nachweis für die Hausratversicherung.

Wie bewahre ich die privaten Dokumente richtig auf?

Der einfachste Weg ist hierbei, sich verschiedene Ordner für die unterschiedlichen Dokumente anzulegen, welche man alle zwei Jahre sortiert und entsorgt. Hier ist es allerdings ratsam, die Dokumente auch digital abzuspeichern.

Bei der Entsorgung ist allerdings darauf zu achten, die privaten Dokumente nicht einfach im Müll zu entsorgen. Immer wieder nutzen Betrüger private Informationen für Ihre Machenschaften. So sollten Sie sensible Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten vor der Müllentsorgung zerschreddern, damit Ihre Daten nicht mehr erkennbar sind.

Ein wichtiger Hinweis am Ende ist jedoch noch der, dass „Ordnung haben“ auch „Ordnung halten“ bedeutet. Aber wenn man einmal Struktur hat, ist es wirklich ein Leichtes, immer alles direkt richtig abzulegen, zu speichern oder eben ganz zu entsorgen.

Wer A sagt, wird auch B sagen – wer richtig Aufbewahrt wir auch Belohnt