Fachkräfte entlasten durch Rechnungswesen-Service – Experteninterview

Während die Baubranche weiterhin mit dem Fachkräftemangel kämpft, nehmen sich Dienstleister dieser Herausforderung an und bieten smarte Lösungen und Services, um die Baubetriebe bei ihren Kernaufgaben zu unterstützen. BRZ-Experte Erdal Çeç ist seit 2017 im Bereich Service Rechnungswesen tätig und weiß, dass mittelständische Bauunternehmen mit diesem Problem konfrontiert sind. Mit seinem Team bietet er hier wirkungsvolle Unterstützung an. Wir haben ihn befragt, für welche Unternehmen die Auslagerung des Rechnungswesens vorteilhaft ist und wie es im Detail funktioniert.

Für welche Bauunternehmen eignet sich die Auslagerung des Rechnungswesens?

Erdal Çeç: Also grundsätzlich kann sich eigentlich jedes Bauunternehmen Gedanken darüber machen, das Rechnungswesen auszulagern. Wenn ich für unseren Fachbereich Service Rechnungswesen spreche, dann würde ich sagen, dass unsere Erfahrung zeigt, dass es sich gerade im Bereich KMU, also für kleine Handwerksbetriebe und mittelständische Baubetriebe lohnt. Wir sprechen hier von einer Range von circa zehn bis 100 Arbeitnehmern.

Vor welchen Herausforderungen stehen diese Unternehmen?

Erdal Çeç: Baubetriebe haben oft viele Projekte gleichzeitig laufen. Hier ist es besonders wichtig, dass die Bauunternehmer eine Transparenz in ihren Unternehmenszahlen haben, damit sie hochaktuell wissen, wo Ihre Baustellen zahlenmäßig stehen.

Gerade in der Baufinanzbuchhaltung herrscht seit einigen Jahren ein großer Fachkräftemangel. Geeignetes Personal mit dem entsprechenden Know-How und der richtigen Digitalisierungsstrategie ist rar. Letzteres wird nun auch in der Baubranche verstärkt angenommen. Durch die Zusammenarbeit mit BRZ im Service Rechnungswesen ist es eine einfache Geschichte, den ersten und sehr wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung zu gehen. Wir arbeiten ausschließlich mit digitalen Belegen und Auswertungen und stellen diese in der Cloud zur Verfügung.

Wir haben gemerkt, dass Kunden anfangen, ihre Prozesse zu optimieren, weil sie durch die höhere Transparenz feststellen, wie gewisse Sachen eigentlich funktionieren sollten. Und wir haben in den letzten Jahren natürlich auch Kostenexplosionen erlebt. Also Baustoffe, Material und das Problem der starken Preisschwankungen. Das heißt, Bauunternehmen hatten oder haben Probleme damit, ein Angebot zu erstellen. ,Kann ich das Angebot, was wir heute abgegeben haben, überhaupt noch in zwei Wochen halten?' Eine sehr schwierige Situation.

„Einfach ausgedrückt: Sie senden uns Ihre Belege und wir kümmern uns um den Rest.“

Die Inflation schwebt natürlich noch in den Köpfen, aber ist eine Besserung in Sicht?

Erdal Çeç: Die Lage ist mittlerweile besser geworden, aber noch nicht überall. Der Rückgang der Preise folgt noch immer mit einer gewissen Verzögerung. Wir sind noch nicht da, wo wir vielleicht vor zwei, drei Jahren mal waren und das ist ebenfalls eine Herausforderung für viele Bauunternehmen.

Und ja, dadurch ergeben sich natürlich auch Fragen zur Liquidität. Also jedes Bauunternehmen muss aktuell über seine Liquidität Bescheid wissen und auch entsprechend eingreifen können. Auch, wenn Sie anhand der transparenten Zahlen sehen, dass hier etwas nicht richtig läuft oder an welcher Stelle eine Kostensteigerung stattfindet. Hier muss schnell reagiert werden und das ist sehr wichtig für die Liquidität der Bauunternehmen.

BRZ hilft also mit dem Service der Auslagerung des Rechnungswesens in mehreren Bereichen. Zum einen bei der Digitalisierung, d. h. die ganzen Prozesse der Abrechnung zu digitalisieren, zum anderen aber auch dem Fachkräftemangel wirksam entgegenzuwirken. Deine Mitarbeiter sind also Experten im Bereich Bau- und Rechnungswesen und unterstützen die Betriebe bei ihren Aufgaben?

Erdal Çeç: Genau. Konkret sieht es dann so aus, dass wir für die Unternehmen, die mit uns zusammenarbeiten, die Finanzbuchhaltung inklusive der Betriebsabrechnung übernehmen. Wir sprechen hier von der Anzahlungsbuchhaltung im speziellen Sinne, von Abschlagsrechnungen, von Schlussrechnungen, die entsprechend in der Finanzbuchhaltung und in der Betriebsabrechnung berücksichtigt werden müssen. Wir übernehmen die komplette Belegbearbeitung für unsere Kunden.

Das heißt also, wir sprechen hier von Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen, wir buchen aber auch die Bank und Kasse für unsere Unternehmen. Die Kunden können mit uns auch eine monatliche Leistungsabrechnung machen. Dabei übermitteln sie die Leistungsabrechnungen an uns und diese fließen dann über unsere Buchung dann entsprechend in die Finanzbuchhaltung, also in die Betriebsabrechnung mit rein. Sie können uns innerbetriebliche Verrechnungen übermitteln, die wir ebenfalls in die Finanzbuchhaltung und in die Betriebsabrechnung einbringen. Wir sprechen hier auch von Geräteabrechnungen etc. Der Kunde muss beispielsweise wissen, wo die Maschinen zum Einsatz kamen, damit diese auch entsprechend auf die einzelnen Kostenstellen umgelegt und verteilt werden können. 

Einmal pro Woche machen wir mit unseren Kunden auch einen Zahlungsverkehr. Das ist eine Leistung, die im Vertrag inklusive ist, um ihnen die optimale Skontoausnutzung gewährleisten zu können. Dabei wurde mir schon gesagt: ,Herr Çeç, also mit dem, was wir eigentlich über den Zahlungsverkehr und über den Skonto bei Ihnen wieder reinholen, finanzieren wir die Rate für das Service Rechnungswesen'.

Und gibt es einen besonderen Punkt, der bei BRZ oder beim Service von BRZ, anders ist als bei anderen?

Erdal Çeç: Sicherlich. Wir bieten unseren Kunden im Bereich der Buchhaltung einen persönlichen Ansprechpartner an. Dieser persönliche Ansprechpartner ist für den Kunden über Telefon und E-Mail verfügbar und übernimmt die komplette Buchhaltung. Bei größeren Kunden werden mehrere Mitarbeiter einbezogen, sollte einer nicht ausreichen. Aber auch hier kann man eine gewisse Aufgabenverteilung übernehmen. 

Wie sieht diese Aufgabenverteilung dann konkret aus?

Erdal Çeç: Zum Beispiel kann ein Mitarbeiter die Kreditoren und der andere die Debitoren buchen. Einer übernimmt die Monatsabschlüsse und der andere kümmert sich um andere Sachen wie die Abstimmung der Summen und Salden.

Der Monatsabschluss wird von uns vorbereitet und erledigt. Mit dem Monatsabschluss werden auch die relevanten Auswertungen für den Kunden archiviert. Und ganz wichtig ist auch, dass wir zum Beispiel die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich – wenn sie denn monatlich gemacht wird – für den Kunden vorbereiten und nach der Freigabe dann an das entsprechende Finanzamt über das Elstermodul weitergeben. Das ist in unserer Lösung bereits integriert.

„Wir bieten eine Rundumbetreuung für unsere Kunden.“

Wie ist der Ablauf der Zusammenarbeit?

Erdal Çeç: Wir bieten eine Rundumbetreuung vom ersten Gespräch an. Das heißt, der Vertrieb führt das erste Gespräch mit dem Kunden, um herauszufinden, was die Beweggründe sind, warum der Kunde zu uns kommt. Wenn der Kunde signalisiert, dass er gerne mit uns zusammenarbeiten möchte, wird ein ausführliches Organisationsgespräch geführt, wo wir den Kunden und seine Buchhaltung kennenlernen. Andersherum lernt der Kunde auch uns kennen und weiß, welchen Standard wir für ihn verwenden und zum Einsatz bringen. Dann werden die Technik und die Datenbanken eingerichtet. Im Anschluss werden vorbereitende Tätigkeiten für die Migration der Buchhaltung gemacht, denn die Buchhaltung wird ja übernommen und über uns fortgesetzt, sodass zu keinem Bruch in der Buchhaltung kommt. Wir garantieren unseren Kunden eine vortagesaktuelle Verbuchung, das heißt, alles, was der Kunde uns heute zum Beispiel bis 16:00 Uhr an Belegen übermittelt hat, ist auch bis spätestens morgen 16:00 Uhr in der Finanzbuchhaltung verbucht.

Über unsere BRZ 365 Geschäftsanalytik hat der Kunde die Möglichkeit von überall auf seine Geschäftszahlen zuzugreifen. Er schaut sich dabei seine Auswertungen an und sieht auf dem Stand des Vortages, also eine sehr aktuelle Situation für ihn, wie seine Unternehmenszahlen stehen. Auf Grundlage dessen hat er die Möglichkeit, seine Entscheidungen zu treffen.

Was ist das Beste am Service Rechnungswesen?

Erdal Çeç: Das ist natürlich der persönliche Kontakt, weil in der heutigen Zeit viel über das Internet abgewickelt wird und kaum noch in Kontakt mit Menschen tritt. Das ist bei uns nicht ganz so, man hat seinen persönlichen Ansprechpartner, der einen praktisch vom ersten Moment an bis zum laufenden Geschäft einfach betreut. Denn das ist auch sehr wichtig. Man lernt sich ja mit der Zeit auch besser kennen. Man weiß, wie der andere tickt, sozusagen und daraus ergibt sich eine langfristige Zusammenarbeit.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Der Kunde muss sich keine Gedanken machen, ob jetzt der Buchhalter krank geworden oder im Urlaub ist oder in Rente geht. Was passiert dann? Wer macht die Buchhaltung weiter? Wir haben hier ein sehr, sehr gut funktionierendes Team, was sofort in dem Bereich einspringt und dann auch die Vertretung macht und übernimmt.

Man merkt, auch in der Baubranche schreitet die Digitalisierung voran. Mit Sicherheit werden noch viele, weitere interessante Themen auf uns zukommen.

Tipp: Erfahren Sie im aufgezeichnetes Videotraining mit Erdal Çeç, wie Sie volle Transparenz in den Kennzahlen Ihres Baubetriebes und optimale Flexibilität erhalten.