Umlagen in Baubetrieben – wie geht es richtig?

Das Thema “Umlagen” wird in vielen Baubetrieben stiefmütterlich behandelt. Dabei stellen Umlagen oft eine gefährliche Fehlerquelle dar. 

Jahresbeginn 2014. Während sich Viele noch an den Erinnerungen an Weihnachten und der Silvesternacht erfreuen, verspüren die Mitarbeiter des beispielhaften Baubetriebs Baufix in Regensburg bereits ein leichtes Unbehagen. Es wäre wieder an der Zeit, die Umlagen zu ermitteln. Leichter gesagt, als getan.

Fehlendes Know-How verunsichert das Unternehmen bei der Berechnung, sodass mit den aus der Vergangenheit gewohnten Umlagen im Baubetrieb weiter gerechnet und kalkuliert wird. Dadurch schleichen sich alljährlich Fehler ein. Einige Jahre später, im Januar 2017, klagt die Firma Baufix über eine ernsthafte Schieflage. Die Moral daraus? Umlagen sind nicht zu vernachlässigen!

Umlagen – was beschreibt das eigentlich?

Das Thema „Umlagen“ wird in vielen Baubetrieben stiefmütterlich behandelt. Häufig liegt das daran, dass Arbeitgeber nicht ausreichend vertraut mit dem Sachverhalt sind, weshalb Umlagen oft eine gefährliche Fehlerquelle darstellen. Aber was sind Umlagen eigentlich?

Sie dienen der Verteilung der Gemeinkosten auf Kostenstellen/Baustellen. Während die Einzelkosten direkt dem Bauvorhaben zugeordnet werden können (Lohnkosten der gewerblichen Arbeitnehmer, Kosten der Leistungsgeräte, Materialkosten etc.), werden die Gemeinkosten über einen Schlüssel auf die einzelnen Kostenstellen/Baustellen verteilt.

Was sind Gemeinkosten?

Typisches Beispiel für Gemeinkosten sind die „Allgemeinen Geschäftskosten“, die durch das Betreiben des Unternehmens als Ganzes entstehen und insofern keiner Kostenstelle/Baustelle direkt zugerechnet werden können. Diese Allgemeinen Geschäftskosten reichen von A wie Angestelltengehälter über Büromieten und EDV-Kosten bis Z wie Zeitschriftenkosten. Um eine aussagekräftige Umlage zur Verteilung dieser Kosten zu berechnen, wird die Verwendung möglichst verursachungsgerechter Umlagebasen empfohlen.

Häufige Fehlerquellen in Baubetrieben

Erste Fehler treten jedoch auf, sobald mit historischen Umlagen gerechnet werden, die nicht auf geänderte Rahmenbedingungen (z.B. Kostenstruktur oder Arbeitnehmerzahl) angepasst wurden. Bei fehlendem Know-How – wie bei den Mitarbeitern unseres Beispielbetriebes Baufix – ist die Versuchung groß, mit solchen historischen Zahlen ohne kontinuierliche Prüfung zu arbeiten. Allerdings sind die Resultate fatal. Urteile über den Erfolg bzw. Misserfolg von Baustellen sind fehlerhaft, unternehmerische Fehlentscheidungen drohen.

Umlagen zur Deckung von Sozialkosten

Um dies zu vermeiden, betrachten wir zunächst das Sozialpaket der gewerblichen Arbeitnehmer. Hier werden alle tariflichen, gesetzlichen und betrieblichen Sozialkosten gesammelt. Bestandteile dieses Sozialpaketes eines gewerblichen Mitarbeiters der Baufix sind unter anderem die Arbeitgeber-Anteile zur Sozialversicherung, Feiertagslöhne, die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall und der SOKA-Beitrag. Die Basis zur Ermittlung des Umlageprozentsatzes zur Verteilung dieser Gemeinkosten ist die Lohnsumme der gewerblichen Arbeitnehmer (Fertigungslohn). Das macht Sinn, denn je höher die Lohnsumme auf der Baustelle ist, desto höher sind zwangsläufig auch die Sozialkosten.

Betrugen also die Fertigungslöhne des Unternehmens Baufix im vergangenen Jahr 410.000 € und beliefen sich die Sozialkosten der gewerblichen Arbeitnehmer auf 290.000 €, so ergibt sich ein Zuschlagssatz von 71 %. Die Lohnkosten, die auf der einzelnen Baustelle entstanden sind, mussten im letzten Jahr also mit einem Zuschlag von 71 % versehen werden, um die Sozialkosten zu decken.

Umlagen zur Deckung von Werkzeugen und Kleingeräten

Unser Baubetrieb Baufix sollte aber nicht nur Umlagen zur Deckung der Sozialkosten, sondern auch zur Deckung der Kosten für Kleingeräte und Werkzeuge verwenden. Arbeitsmaterialien wie Schaufeln, Wasserwaagen, Arbeitshandschuhe verschleißen oder verschwinden auf der Baustelle. Allerdings stellt sich die Frage: Welche Baustelle hat wie viel der jährlichen Gesamtkosten für Kleingeräte & Werkzeuge zu tragen? Hier bietet sich als verursachungsgerechte Umlagebasis die Produktivlohnsumme der gewerblichen Arbeitnehmer, also die Summe der Baustellenlöhne, an. Diesem Ansatz liegt die nachvollziehbare Annahme zugrunde, dass ein Mehr an Lohnkosten auf der Baustelle einen höheren Verschleiß bzw. Schwund an Kleingeräten und Werkzeugen nach sich zieht. Ist auch logisch, denn: Je mehr Mitarbeiter der Baufix auf der Baustelle tätig sind, desto mehr Schaufeln, Handschuhe & Co. werden verbraucht.

Das ist noch nicht alles!

Auch die bereits angesprochenen Allgemeinen Geschäftskosten (AGK) müssen auf die einzelnen Baustellen / Kostenstellen umgelegt werden. Diese Thematik alleine ist jedoch sehr komplex und wird, zusammen mit den Entscheidungsfaktoren zur Wahl der Umlagen und weiteren Tipps & Tricks zum Thema “Umlagen”, in einem separaten Blogbeitrag nächste Woche aufgegriffen. Daneben wird beleuchtet, was zu beachten ist, wenn vergangenheitsbezogene Umlagen für die Preisfindung zukünftiger Projekte verwendet werden sollen.

Keine Zeit zu warten?

Mehr zu dem gesamten Themenkomplex erfahren Sie in dem BRZ-Workshop „Herausforderung Preisfindung – welcher Preis deckt meine Kosten?“

Gerne unterstütze ich Sie bei Fragen.

Ihr Eckart Thielmann