Jahreswechselarbeiten in der Lohnabrechnung: Die wichtigsten Aufgaben

Der Jahreswechsel bringt der Personalabteilung jedes Jahr zusätzliche Arbeit in der Lohnabrechnung. In diesem Beitrag erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Aufgaben bis zu welchem Zeitpunkt zu erledigen sind.

Lohnsteuerjahresausgleich

Nach § 42b Abs. 1 Satz 2 EStG sind alle Unternehmen, die zum Stichtag 31. Dezember mindestens zehn steuerpflichtige Mitarbeiter beschäftigen, verpflichtet, einen Lohnsteuerjahresausgleich durchzuführen. Dieser wird in der Regel im Rahmen der Dezember-Lohnabrechnung durchgeführt. 

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres 

Elektronische Lohnsteuerbescheinigung 

Gemäß § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG in Verbindung mit § 93c Abs. 1 Nr. 1 AO sind Arbeitgeber verpflichtet, eine Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen. Diese Bescheinigung enthält verschiedene Daten zum Beschäftigungsverhältnis sowie detaillierte Angaben zu den abgerechneten Beträgen, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge, Lohnersatzleistungen wie Kurzarbeitergeld und den steuerpflichtigen Bruttolohn. Eine Kopie dieser Lohnsteuerbescheinigung muss dem Arbeitnehmer ausgehändigt werden, da er sie für seine Steuererklärung benötigt. 

Mit der Abrechnung Dezember wird diese Lohnsteuerbescheinigung gedruckt und archiviert. 

⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres 

Jahresmeldung an die Sozialversicherung  

Aus § 10 Abs. 1 DEÜV ergibt sich die Verpflichtung, Jahresmeldungen für die Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zu erstellen.  

Diese Meldungen, mit Abgabegrund 50, erstellt und versendet BRZ automatisch mit dem Monatsabschluss / DEÜV-Hauptmeldelauf Januar 2024. 

⇒ Frist: bis zum 15. Februar des Folgejahres

Eine Kopie dieser Jahresmeldung wird üblicherweise Ihren Mitarbeitern ausgehändigt. 

Unfallversicherung  

Für die Unfallversicherung (UV) Ihrer Mitarbeiter sind zwei Jahresmeldungen erforderlich: 

UV-Jahresmeldung (§ 28a Abs. 2a SGB IV):
Diese UV-Jahresmeldung zur Unfallversicherung mit dem Grund 92 wird mit dem Monatsabschluss Dezember 2023 automatisch durch BRZ erzeugt und versendet

Lohnnachweis (§ 165 Abs. 1 Satz 1 SGB VII):
Mit dem DEÜV-Hauptlauf nach dem Monatsabschluss 12/2023 wird der UV-Lohnnachweis archiviert. Stellen Sie vor der Freigabe des Lohnnachweises sicher, dass alle Gefahrtarifstellen korrekt hinterlegt sind, die erfassten Arbeitsstunden stimmen und das Entgelt für die Unfallversicherung (UV) korrekt ist. Nach der Überprüfung können Sie den Lohnnachweis zum Versand an die zuständige Berufsgenossenschaft freigeben.

⇒ Meldefrist: bis zum 16. Februar des Folgejahres

Weitere Arbeiten zum Jahreswechsel in der Lohnabrechnung:

Resturlaub:
Prüfen Sie, ob Ihre Mitarbeiter noch Urlaubsansprüche aus dem vergangenen Jahr haben und informieren Sie sie darüber. 
⇒ Frist: frühzeitig vor dem Jahresende und noch einmal vor dem 31. März des Folgejahres


Abstimmung und Abschluss der Lohnkonten:
Stimmen Sie die Lohn- und Gehaltskonten (z. B. Lohnsteuer, Verbindlichkeiten, Sozialversicherung, vermögenswirksame Leistungen) ab und schließen Sie sie ab, ehe Sie in das neue Kalenderjahr wechseln. 
⇒ Frist: bis zum 31. Dezember des aktuellen Jahres


Betriebliche Altersvorsorge:
Gibt es in Ihrem Unternehmen Direktversicherungen, Pensionsfonds oder Pensionskassen, müssen Sie nach dem Jahreswechsel die Beiträge an die Versorgungseinrichtung melden, falls Beiträge aus versteuertem oder verbeitragten Entgelt finanziert wurden (§ 5 (3) LStDV). 
⇒ Frist: bis zum 28. Februar des Folgejahres 

Tipp:
In der Fach-Online-Schulung bzw. dem Fachseminar „Baulohn - aktuelle Änderungen 2024/2025 inkl. abschließendem Web-Seminar“ erhalten Sie alle relevanten Neuerungen zum Jahreswechsel.